Reembolso de despesas de viagem: como organizar a prestação de contas

Notas fiscais amassadas no bolso, planilhas preenchidas na volta da viagem, comprovantes perdidos e um financeiro que gasta horas conferindo tudo. O reembolso de despesas de viagem é uma das partes mais trabalhosas das viagens corporativas, para quem viaja e para quem aprova. Com regras claras e as ferramentas certas, ele pode ser simples, rápido e transparente.

Neste guia, mostramos como organizar o reembolso e a prestação de contas de viagens a trabalho na sua empresa.

O que é o reembolso de despesas de viagem

É a devolução, pela empresa, dos gastos que o colaborador pagou do próprio bolso durante uma viagem a trabalho: alimentação, transporte local, estacionamento, combustível, pedágios e outras despesas previstas na política. A prestação de contas é o processo em que o viajante comprova esses gastos para receber o valor.

Reembolso, adiantamento, diária ou cartão corporativo?

Existem quatro modelos principais, que podem ser combinados:

• Reembolso por comprovante: o colaborador paga e depois é reembolsado mediante nota fiscal. É o modelo mais controlado, mas exige que o viajante tenha recursos para adiantar os gastos.
• Adiantamento: a empresa antecipa um valor antes da viagem e o viajante presta contas na volta, devolvendo a sobra ou recebendo a diferença.
• Diária (per diem): um valor fixo por dia para alimentação e pequenas despesas, sem necessidade de comprovar cada gasto. Simplifica o processo, mas exige valores bem calibrados por destino.
• Cartão corporativo: os gastos são pagos com um cartão da empresa, com limites e categorias definidas. Elimina o adiantamento e facilita a conciliação.

Como organizar o reembolso em 7 passos

1. Defina na política o que é reembolsável

Liste o que a empresa cobre (refeições, táxi ou aplicativo, estacionamento, combustível, lavanderia em viagens longas) e o que não cobre (bebidas alcoólicas, frigobar, multas, despesas pessoais). A política de viagens é a base de tudo; veja como criar uma política de viagens corporativas.

2. Estabeleça limites por categoria

Valores máximos para café da manhã, almoço e jantar, por exemplo, diferenciados por cidade quando necessário. Limites claros evitam discussões caso a caso.

3. Padronize os comprovantes

Defina quais documentos são aceitos (nota fiscal, cupom fiscal, recibo) e se a nota deve sair com o CNPJ da empresa. Oriente sobre o que fazer quando não há comprovante, como em alguns pedágios ou gorjetas.

4. Fixe prazos

Prazo para o colaborador prestar contas depois da viagem, prazo para o gestor aprovar e prazo para o financeiro pagar. Prazos curtos e cumpridos aumentam a confiança no processo.

5. Crie um fluxo de aprovação

Quem aprova cada tipo de despesa e até que valor. Despesas fora da política precisam de justificativa e de uma aprovação específica.

6. Controle a quilometragem

Quando o colaborador usa o próprio carro, defina um valor por quilômetro rodado que cubra combustível e desgaste, e peça o registro de origem, destino e distância de cada deslocamento.

7. Use uma ferramenta de gestão de despesas

Aplicativos de despesas permitem fotografar o comprovante na hora, classificar o gasto, enviar para aprovação e acompanhar o reembolso. Acabam as planilhas, os papéis perdidos e a digitação manual.

Erros comuns no reembolso de despesas

• Regras vagas, que cada gestor interpreta de um jeito.
• Prestação de contas semanas depois da viagem, quando os comprovantes já se perderam.
• Reembolso demorado, que desestimula o colaborador e gera insatisfação.
• Conferência manual de cada nota, que toma tempo do financeiro e abre espaço para erros.
• Falta de relatórios que mostrem quanto se gasta por área, viajante e tipo de despesa.

Atenção aos aspectos trabalhistas e fiscais

A forma de pagamento das despesas tem efeitos trabalhistas e fiscais. Pela CLT, diárias para viagem e ajudas de custo não integram a remuneração do colaborador, mas os valores e o formato precisam ser bem definidos e documentados. Comprovantes com o CNPJ da empresa também facilitam a contabilização das despesas. Antes de definir o modelo, valide as regras com a sua contabilidade e o seu departamento jurídico.

Como reduzir o volume de reembolsos

A melhor forma de simplificar o reembolso é ter menos despesas para reembolsar. Quando passagens, hotéis e locação de carros são comprados pela agência e faturados diretamente para a empresa, sobram para o viajante apenas os gastos do dia a dia. Veja outras práticas em como reduzir custos com viagens corporativas.

Gestão de despesas com a ArrowTur

Na ArrowTur, passagens, hospedagem e locação de carros são faturados diretamente para a sua empresa, com prazos superiores aos do cartão de crédito e sem caução para locação de veículos. Para as despesas do dia a dia, a nossa ferramenta de gestão de despesas, no aplicativo ou na web, permite registrar recibos e notas fiscais na hora, aprovar com fluxos personalizados dentro da política, controlar quilometragem e combustível e reembolsar de forma simples e transparente.

Conheça a nossa gestão de viagens corporativas ou fale com o nosso time comercial pelo telefone (11) 5189-4120.

Perguntas frequentes

Qual o prazo ideal para a prestação de contas?

Muitas empresas adotam de 5 a 10 dias úteis após o retorno. O importante é que o prazo esteja na política e seja cumprido por todos, inclusive pelo financeiro no pagamento.

É melhor pagar diária ou reembolsar por comprovante?

A diária simplifica o processo e funciona bem para viagens frequentes e padronizadas. O reembolso por comprovante dá mais controle sobre cada gasto. Muitas empresas combinam os dois: diária para alimentação e reembolso para transporte e outras despesas.

O que fazer quando o colaborador perde o comprovante?

Defina na política um procedimento de exceção, como uma declaração de despesa assinada e aprovada pelo gestor, com limite de valor. Ferramentas que capturam o comprovante na hora reduzem muito esse problema.