Agência de viagens corporativas: o que faz e como escolher

Quando as viagens a trabalho deixam de ser ocasionais, organizar tudo internamente começa a custar caro: colaboradores perdendo horas comparando voos, compras espalhadas em vários cartões, nenhum relatório confiável e ninguém para resolver um voo cancelado às 23h. É nesse momento que muitas empresas passam a avaliar uma agência de viagens corporativas.

Neste artigo, explicamos o que uma agência corporativa faz, quando vale a pena contratar e o que avaliar para escolher a parceira certa.

O que é uma agência de viagens corporativas

É uma empresa especializada em planejar, comprar e gerenciar as viagens a trabalho de outras empresas. No mercado, ela também é chamada de TMC (Travel Management Company, ou empresa de gestão de viagens). Diferente de uma agência de turismo voltada ao lazer, o foco está em controle de custos, cumprimento da política de viagens, agilidade e segurança dos colaboradores.

O que uma agência de viagens corporativas faz

Reservas e emissões: passagens aéreas e rodoviárias, hotéis, locação de carros, transfers e seguro viagem.
Ferramenta de reserva on-line: sistemas de self booking (OBT) em que o próprio colaborador faz a reserva dentro da política da empresa, com aprovação do gestor.
Aplicação da política de viagens: limites, antecedência e regras configurados no sistema e acompanhados pelos consultores.
Negociação de tarifas: acordos com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras.
Atendimento 24 horas: suporte para cancelamentos, atrasos, remarcações e emergências durante a viagem.
Documentação: orientação sobre passaporte, vistos e exigências de cada destino.
Relatórios gerenciais: gastos por centro de custo, solicitante, fornecedor e economia obtida.
Faturamento centralizado: uma fatura consolidada, com prazos de pagamento diferenciados, em vez de dezenas de despesas soltas.
Eventos corporativos: convenções, feiras, reuniões e viagens de incentivo, com negociação de hotéis, transporte e fornecedores.

Quando vale a pena contratar uma agência corporativa

Alguns sinais de que a sua empresa já precisa de uma:

As viagens acontecem todo mês, para várias pessoas ou várias áreas.
Ninguém sabe dizer com precisão quanto a empresa gasta com viagens.
Colaboradores compram passagens por conta própria e pedem reembolso depois.
Remarcações e cancelamentos geram créditos que se perdem.
Não existe um canal para acionar quando algo dá errado fora do horário comercial.
O financeiro gasta tempo demais conferindo comprovantes e notas.

Como escolher uma agência de viagens corporativas: 8 critérios

1. Experiência no corporativo

Pergunte há quanto tempo a agência atende empresas e quais segmentos ela conhece. Viagem corporativa exige processos próprios, diferentes do turismo de lazer.

2. Atendimento humano e dedicado

Tecnologia é importante, mas, quando um voo é cancelado, o que resolve é uma pessoa que conhece a sua empresa. Verifique se haverá consultores dedicados à sua conta e como funciona o atendimento.

3. Suporte 24 horas de verdade

Pergunte como funciona o plantão: quem atende, por qual canal e em quanto tempo. Uma emergência no exterior não espera o horário comercial.

4. Tecnologia de reserva e aprovação

Peça uma demonstração da ferramenta de reserva on-line. Veja se ela permite configurar a sua política, criar fluxos de aprovação por centro de custo e acompanhar onde estão os viajantes.

5. Relatórios e transparência

Uma boa agência mostra com clareza quanto você gastou, com quem e quanto economizou. Peça exemplos de relatórios gerenciais e pergunte com que frequência eles são entregues.

6. Modelo de remuneração claro

Entenda como a agência é remunerada: taxa por transação, valor fixo mensal ou outro modelo. Desconfie de propostas sem custo aparente, porque a remuneração pode estar embutida nas tarifas.

7. Poder de negociação

Pergunte sobre acordos com companhias aéreas, hotéis e locadoras, e se a agência pode negociar tarifas específicas para as cidades que a sua empresa mais visita.

8. Condições de faturamento

Verifique prazos de pagamento, formato da fatura, rateio por centro de custo e facilidade de integração com o seu financeiro.

Perguntas para fazer antes de fechar contrato

Quem vai atender a minha empresa no dia a dia?
Como funciona o atendimento fora do horário comercial e nos fins de semana?
Posso ver uma demonstração da ferramenta de reserva e dos relatórios?
Como a minha política de viagens será configurada e acompanhada?
Como são tratados os créditos de bilhetes cancelados?
Qual é o modelo de remuneração e o que está incluído?
Vocês também cuidam de eventos e viagens em grupo?

ArrowTur: viagens corporativas direto ao ponto

A ArrowTur atua desde 1989 em São Paulo, com foco em gestão de viagens corporativas e eventos. Cada empresa cliente conta com atendimento personalizado e consultores que conhecem a sua operação, ferramentas de reserva on-line com a sua política e fluxo de aprovação, relatórios gerenciais mensais e atendimento das 7h às 19h, com plantão de emergência à noite, nos fins de semana e feriados. Tudo com ética, transparência e agilidade, para que a viagem aconteça como foi planejada.

Quer conhecer a nossa forma de trabalhar? Fale com o nosso time comercial, ligue para (11) 5189-4120 ou conheça a nossa gestão de viagens corporativas.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre agência de viagens corporativas e agência de turismo?

A agência corporativa é especializada em viagens a trabalho: aplica a política da empresa, controla custos, oferece ferramentas de aprovação, relatórios gerenciais e faturamento centralizado. A agência de turismo foca em viagens de lazer.

Empresas pequenas podem contratar uma agência corporativa?

Sim. Muitas agências atendem empresas de diferentes portes. Mesmo com poucas viagens por mês, a empresa ganha controle, atendimento em emergências e relatórios.

O que é TMC?

TMC é a sigla em inglês para Travel Management Company, termo usado no mercado para as empresas de gestão de viagens corporativas.