Viagens a trabalho costumam estar entre as maiores despesas controláveis de uma empresa, depois da folha de pagamento. E boa parte desse custo não vem do preço das passagens em si, mas da forma como as viagens são planejadas, compradas e acompanhadas. A boa notícia: dá para reduzir custos com viagens corporativas sem cortar viagens importantes e sem prejudicar quem viaja.
A seguir, reunimos as práticas que a ArrowTur aplica com empresas clientes desde 1989.
Antes de cortar: entenda para onde vai o dinheiro
O primeiro passo é ter uma visão completa dos gastos. Muitas empresas descobrem que compram passagens por vários canais (cartão de cada colaborador, sites diferentes, agências diferentes) e não conseguem responder perguntas básicas:
- Quanto gastamos por mês com aéreo, hotel, carro e reembolsos?
- Quais rotas e cidades concentram mais viagens?
- Com quantos dias de antecedência compramos as passagens?
- Quais áreas e centros de custo mais viajam?
- Quanto gastamos com remarcações, cancelamentos e taxas de no-show?
Sem essas respostas, qualquer corte é palpite. Com elas, fica claro onde estão as maiores oportunidades.
1. Tenha uma política de viagens clara
Limites de diária, classe de voo, antecedência mínima e regras de reembolso escritas e conhecidas por todos são a base de tudo. Se a sua empresa ainda não tem, veja nosso guia sobre como criar uma política de viagens corporativas.
2. Compre com antecedência
O preço das passagens aéreas varia conforme a procura e a proximidade da data. Planejar as viagens recorrentes, como visitas mensais a filiais e reuniões trimestrais, permite comprar com folga e evitar as tarifas mais caras da última hora.
3. Centralize as compras
Quando todas as reservas passam por um único canal, a empresa ganha poder de negociação, histórico completo e controle sobre quem compra o quê. Também evita duplicidades e compras fora da política.
4. Use uma ferramenta de reserva com aprovação
Uma ferramenta de reserva on-line (OBT, ou self booking) mostra as opções já filtradas pela política da empresa e envia a viagem para aprovação do gestor antes da emissão. O gestor vê o custo real e as alternativas mais econômicas, e a decisão é tomada antes do gasto, não depois.
5. Adote a regra da menor tarifa lógica
Em vez de exigir sempre o voo mais barato, defina uma janela de horário razoável (por exemplo, duas horas antes ou depois do horário desejado) e escolha a opção mais econômica dentro dela. É uma regra justa para o viajante e eficiente para o orçamento.
6. Negocie tarifas com hotéis e companhias
Empresas com volume recorrente em determinadas cidades podem conseguir tarifas negociadas em hotéis e condições especiais com companhias aéreas e locadoras. Uma agência de viagens corporativas soma o volume de vários clientes e costuma ter acordos que uma empresa sozinha não teria.
7. Controle remarcações e cancelamentos
Tarifas flexíveis custam mais, mas tarifas sem flexibilidade podem sair caras quando a agenda muda com frequência. Analise o histórico de alterações de cada área e escolha o tipo de tarifa adequado ao perfil de cada viagem. Créditos de bilhetes cancelados também precisam ser controlados para não expirarem sem uso.
8. Padronize o reembolso de despesas
Defina limites claros para alimentação, transporte local e outras despesas, com prazo para prestação de contas e comprovantes padronizados. Diárias fixas (per diem) ou cartão corporativo com categorias bloqueadas simplificam o controle.
9. Avalie se a viagem é necessária
Algumas reuniões funcionam bem por videoconferência. Outras, como visitas comerciais, auditorias e implantações, rendem muito mais presencialmente. O objetivo não é cortar viagens, e sim garantir que cada viagem tenha um propósito claro. Agrupar compromissos na mesma viagem também reduz deslocamentos.
10. Acompanhe indicadores todo mês
Relatórios gerenciais com gastos por centro de custo, solicitante e fornecedor, antecedência média de compra, aderência à política e economia obtida mostram o que está funcionando e onde agir. O que não é medido não melhora.
Nem todo corte é economia. Alguns exemplos de decisões que parecem baratas, mas custam caro:
- Voos de madrugada seguidos de um dia inteiro de reuniões, que reduzem a produtividade e aumentam o risco de erro.
- Hotéis distantes do local de trabalho, que geram mais gastos com transporte e tempo perdido no trânsito.
- Conexões longas para economizar pouco, que tiram horas úteis do colaborador.
- Viajar sem suporte: quando um voo é cancelado, a falta de um atendimento ágil gera hotel extra, remarcação cara e compromissos perdidos.
Reduzir custos de verdade é olhar o custo total da viagem, incluindo o tempo e o bem-estar de quem viaja.
Como a ArrowTur ajuda a reduzir custos
Na ArrowTur, cada empresa cliente tem atendimento personalizado e ferramentas de reserva on-line configuradas com a sua política e fluxo de aprovação. Negociamos tarifas com companhias aéreas, hotéis e locadoras, controlamos créditos e remarcações e entregamos relatórios gerenciais mensais, com gastos por centro de custo, solicitante, fornecedor e a economia obtida. E quando algo foge do planejado, nossa equipe atende das 7h às 19h, com plantão de emergência à noite, nos fins de semana e feriados.
Quer saber quanto a sua empresa pode economizar? Fale com o nosso time comercial ou conheça a nossa gestão de viagens corporativas.
Leia também: agência de viagens corporativas: o que faz e como escolher.
Perguntas frequentes
Qual a forma mais rápida de reduzir custos com viagens?
Centralizar as compras em um único canal e exigir aprovação antes da emissão. Só isso já dá visibilidade dos gastos e corta compras fora da política e de última hora.
Contratar uma agência de viagens corporativas aumenta o custo?
Em geral, não. A agência cobra uma taxa por serviço, mas costuma compensar com tarifas negociadas, controle de créditos, menos remarcações e relatórios que permitem decisões melhores.
Como medir a economia em viagens corporativas?
Compare o valor pago com as tarifas que estavam disponíveis no momento da compra e acompanhe indicadores como antecedência média, preço médio por trecho e diária média de hotel ao longo dos meses.