Self booking: o que é e como funciona nas viagens corporativas

Pedir uma passagem por e-mail, esperar cotação, aguardar aprovação por outro e-mail e torcer para a tarifa não ter mudado. Em muitas empresas, reservar uma viagem a trabalho ainda funciona assim. O self booking resolve esse vaivém: o próprio colaborador reserva voo, hotel e carro numa plataforma on-line, sempre dentro das regras da empresa.

Neste artigo, explicamos o que é self booking, como ele funciona, quais as vantagens e o que avaliar antes de implantar.

O que é self booking

Self booking (autorreserva, em português) é uma ferramenta on-line em que o viajante ou a pessoa responsável pelas viagens faz as reservas por conta própria. No mercado, ela também é chamada de OBT, sigla em inglês para Online Booking Tool.

A diferença para um site de viagens comum é que a plataforma corporativa já vem configurada com a política de viagens da empresa, os fluxos de aprovação, as tarifas negociadas e os dados de faturamento. O colaborador ganha autonomia, e a empresa mantém o controle.

Como funciona na prática

1. Pesquisa: o colaborador informa origem, destino e datas e vê as opções de voos, hotéis, carros e ônibus numa única tela.
2. Escolha dentro da política: o sistema destaca as opções permitidas e sinaliza as que estão fora das regras, como uma tarifa acima do limite ou um hotel acima da diária aprovada.
3. Justificativa, quando necessária: se o viajante escolher uma opção fora da política, informa o motivo.
4. Aprovação: a solicitação segue automaticamente para o gestor, que aprova ou recusa pelo computador ou pelo celular.
5. Emissão: após a aprovação, a reserva é emitida e o viajante recebe os vouchers e bilhetes.
6. Relatórios: cada reserva alimenta os relatórios de gastos por centro de custo, solicitante e fornecedor.

Vantagens do self booking

Para a empresa

• Política aplicada em cada reserva: as regras estão no sistema, não num documento esquecido.
• Aprovação antes do gasto: o gestor decide vendo o custo real e as alternativas mais baratas.
• Visibilidade total: todos os gastos num só lugar, com relatórios prontos.
• Economia: compras mais antecipadas, tarifas negociadas e menos reservas fora da política.
• Integração: dados que podem ser integrados ao ERP e ao financeiro da empresa.

Para o viajante

• Agilidade: reserva em minutos, sem troca de e-mails.
• Autonomia: escolha de horários e hotéis dentro das opções permitidas.
• Tudo no celular: reservas, aprovações e documentos de viagem acessíveis de qualquer lugar.

Self booking substitui a agência de viagens?

Não. A ferramenta resolve bem as viagens simples e recorrentes, mas viagens complexas, remarcações, cancelamentos de voo, grupos, eventos e emergências continuam exigindo gente experiente. O melhor modelo combina as duas coisas: tecnologia para o dia a dia e consultores que conhecem a sua empresa para tudo o que foge do padrão.

Além disso, é a agência que negocia tarifas, configura a política na plataforma, cuida dos créditos de bilhetes cancelados e entrega os relatórios gerenciais. Entenda melhor o que faz uma agência de viagens corporativas.

O que avaliar antes de implantar

• Facilidade de uso: se a ferramenta for complicada, os colaboradores voltam a comprar por fora.
• Conteúdo: companhias aéreas, hotéis, locadoras e ônibus disponíveis, nacionais e internacionais.
• Configuração da política: limites por cargo, por destino e por tipo de serviço.
• Fluxos de aprovação: por centro de custo, com mais de um nível quando necessário.
• Aplicativo: reservas e aprovações pelo celular.
• Relatórios: quais relatórios estão disponíveis e se podem ser personalizados.
• Suporte: quem atende quando algo dá errado, em que horários e por quais canais.

Como implantar o self booking em 5 passos

1. Revise a política de viagens. Ela será a base da configuração. Se ainda não tem uma, veja como criar uma política de viagens corporativas.
2. Cadastre viajantes, aprovadores e centros de custo.
3. Configure regras e fluxos de aprovação junto com a agência.
4. Treine os usuários e comece com uma área piloto.
5. Acompanhe os relatórios nos primeiros meses e ajuste o que for preciso.

Self booking com a ArrowTur

Com a tecnologia Arrow Corporate, os colaboradores da sua empresa reservam voos, hotéis, carros e ônibus numa única plataforma, no computador ou no celular, sempre dentro da política. As aprovações seguem o fluxo da sua empresa, os relatórios mostram gastos por centro de custo, solicitante, fornecedor e economia obtida, e os nossos consultores acompanham cada viagem, com atendimento de segunda a sexta, das 7h às 19h, e plantão de emergência à noite, nos fins de semana e feriados.

Quer testar? O cadastro é sem custo e sem compromisso: conheça a nossa gestão de viagens corporativas e cadastre o CNPJ da sua empresa, ou fale com o nosso time comercial pelo telefone (11) 5189-4120.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre self booking e OBT?

Nenhuma. OBT (Online Booking Tool) é o nome técnico da ferramenta de reserva on-line; self booking é o termo mais usado no Brasil para o mesmo tipo de plataforma.

Empresas pequenas podem usar self booking?

Sim. Mesmo com poucas viagens por mês, a ferramenta organiza aprovações, aplica a política e concentra os gastos num só lugar.

O viajante pode escolher qualquer voo ou hotel?

Pode escolher entre as opções disponíveis, mas o sistema sinaliza o que está fora da política e, conforme a configuração, exige justificativa ou aprovação especial.