RFP de agência de viagens corporativas: como fazer

Trocar de agência de viagens corporativas, ou contratar a primeira, é uma decisão que afeta o dia a dia de quem viaja, o controle do financeiro e o orçamento da empresa por anos. Mesmo assim, muitas empresas escolhem com base em uma única cotação de passagem ou em uma apresentação comercial bem feita. Uma RFP (Request for Proposal, ou pedido de proposta) organiza essa escolha: todas as agências respondem às mesmas perguntas, com os mesmos dados, e a comparação fica justa.

Na ArrowTur, que atende viagens corporativas desde 1989, respondemos a muitas RFPs e vemos de perto o que torna um processo eficiente e o que só gera trabalho para os dois lados. Neste guia, mostramos como montar uma RFP de agência de viagens que traga respostas comparáveis e ajude a empresa a decidir com segurança.

Quando vale a pena fazer uma RFP

A RFP faz sentido quando a empresa já tem um volume de viagens relevante, quando o contrato atual está perto do fim ou quando há insatisfação com atendimento, relatórios ou custos. Também é útil quando a empresa vai implantar política de viagens e ferramenta de reserva pela primeira vez e quer entender o que o mercado oferece.

Para empresas que viajam pouco, um processo mais simples, com duas ou três agências e uma conversa estruturada, costuma resolver. O importante é não comparar apenas o preço de um bilhete: o valor de uma agência corporativa está no conjunto de serviço, tecnologia, controle e negociação.

Prepare os dados antes de escrever

Uma RFP sem dados gera propostas genéricas. Antes de enviar, reúna as informações dos últimos 12 meses:

• Volume: número de bilhetes aéreos, diárias de hotel, locações de carro e viagens internacionais.
• Gasto total por tipo de serviço, ainda que aproximado.
• Principais rotas e cidades de hospedagem, que mostram onde a agência pode negociar.
• Número de viajantes e de centros de custo, e quantas pessoas aprovam viagens.
• Como funciona hoje: quem reserva, se há política de viagens, se existe ferramenta de reserva online e como é feito o pagamento.

Se a empresa não tem esses números organizados, a agência atual costuma conseguir fornecê-los em relatório. Esse levantamento já é, por si só, um bom diagnóstico.

O que perguntar na RFP

Organize as perguntas por blocos. Isso facilita a resposta e, depois, a comparação.

Atendimento

• Como é a equipe dedicada à conta e quem é o ponto de contato.
• Horários de atendimento e como funciona o suporte de emergência fora do horário comercial.
• Prazo médio de resposta a uma solicitação de reserva.

Tecnologia

• Qual ferramenta de reserva online (self booking) a agência oferece e como ela aplica a política de viagens.
• Como funciona o fluxo de aprovação e se é possível adaptá-lo à estrutura da empresa.
• Que relatórios a empresa recebe, com que frequência e se há painel de indicadores.

Financeiro

• Modelo de remuneração da agência (taxa por transação, fee mensal ou outro) com todos os valores.
• Formas de pagamento, fatura consolidada e prazo de faturamento.
• Como são tratados créditos de bilhetes não utilizados, reembolsos e multas.

Negociação e segurança

• Acesso a tarifas corporativas e capacidade de negociar com hotéis nas cidades mais usadas.
• Como a agência localiza e apoia viajantes em situações de crise (duty of care).
• Como trata os dados pessoais dos viajantes, de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Defina critérios e pesos antes de receber as propostas

Um erro comum é definir o que importa depois de ler as respostas, o que favorece a apresentação mais bonita. Combine antes, entre compras, financeiro e quem viaja, os critérios e o peso de cada um. Um exemplo de grade:

• Atendimento e equipe
• Tecnologia e relatórios
• Custo total (remuneração da agência e economia esperada em tarifas)
• Condições de faturamento
• Experiência e referências no segmento da empresa

Os pesos variam: uma empresa com muitos viajantes em campo pode dar mais valor ao suporte de emergência; outra, com controle de custos como prioridade, pode valorizar mais os relatórios. O importante é registrar a regra antes e aplicá-la igual para todos.

Prazos e etapas do processo

Um cronograma claro evita propostas feitas às pressas. Uma sequência que costuma funcionar:

1. Envio da RFP com os dados e o prazo de resposta, geralmente de duas a três semanas.
2. Período para perguntas das agências, com respostas enviadas a todas ao mesmo tempo.
3. Recebimento e análise das propostas pela grade de critérios.
4. Apresentação das finalistas, com demonstração da ferramenta de reserva e dos relatórios.
5. Conversa com clientes de referência indicados pelas finalistas.
6. Negociação final, contrato e plano de implantação com datas.

Erros que atrapalham a escolha

• Comparar só o fee: uma taxa menor pode vir acompanhada de menos atendimento ou de tarifas piores.
• Pedir cotação de um voo específico como teste: o preço muda a cada minuto e diz pouco sobre o serviço no dia a dia.
• Esquecer a implantação: pergunte como será a transição, o cadastro dos viajantes e o treinamento.
• Não ouvir quem viaja: o viajante frequente sabe o que funciona e o que falha no atendimento atual.

RFP de agência de viagens com a ArrowTur

Respondemos a RFPs com transparência sobre o modelo de remuneração, os prazos de atendimento e as condições de faturamento, e apresentamos na prática a ferramenta de reserva, o fluxo de aprovação e os relatórios que a empresa vai receber. Se a sua empresa ainda está montando o processo, podemos ajudar a organizar os dados de viagens e a entender o que faz sentido pedir. O atendimento funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário.

Conheça a nossa gestão de viagens corporativas, fale com o time comercial pelo WhatsApp ou pelo telefone (11) 5189-4120, ou use a página Fale conosco.

Leia também: Agência de viagens corporativas: o que faz e como escolher.

Perguntas frequentes

Quantas agências convidar para a RFP?

Para a maioria das empresas, de três a cinco agências bastam. Mais do que isso aumenta o trabalho de análise sem melhorar muito a decisão.

Quanto tempo leva um processo de RFP?

Entre o envio e a assinatura do contrato, costuma levar de um a três meses, dependendo do volume de viagens e do número de áreas envolvidas na decisão.

A empresa precisa ter política de viagens antes da RFP?

Não é obrigatório. Muitas empresas usam o processo para entender como a agência pode ajudar a criar a política. Mas informar as regras que já existem ajuda as agências a fazer propostas mais precisas.