RFP de agencia de viajes corporativos: cómo hacerla

Cambiar de agencia de viajes corporativos, o contratar la primera, es una decisión que afecta el día a día de quienes viajan, el control del área de finanzas y el presupuesto de la empresa durante años. Aun así, muchas empresas eligen con base en una sola cotización de boleto o en una presentación comercial bien hecha. Una RFP (Request for Proposal, o solicitud de propuesta) ordena esa elección: todas las agencias responden las mismas preguntas, con los mismos datos, y la comparación resulta justa.

En ArrowTur, que gestiona viajes corporativos en Brasil desde 1989, respondemos muchas RFP y vemos de cerca qué hace eficiente un proceso y qué solo genera trabajo para ambas partes. En esta guía, mostramos cómo armar una RFP de agencia de viajes que traiga respuestas comparables y ayude a la empresa a decidir con seguridad.

Cuándo vale la pena hacer una RFP

La RFP tiene sentido cuando la empresa ya tiene un volumen de viajes relevante, cuando el contrato actual está por terminar o cuando hay insatisfacción con la atención, los reportes o los costos. También es útil cuando la empresa va a implementar por primera vez una política de viajes y una herramienta de reservas y quiere entender lo que ofrece el mercado.

Para empresas que viajan poco, un proceso más sencillo, con dos o tres agencias y una conversación estructurada, suele ser suficiente. Lo importante es no comparar solo el precio de un boleto: el valor de una agencia corporativa está en el conjunto de servicio, tecnología, control y negociación.

Prepare los datos antes de redactar

Una RFP sin datos genera propuestas genéricas. Antes de enviarla, reúna la información de los últimos 12 meses:

• Volumen: número de boletos aéreos, noches de hotel, alquileres de auto y viajes internacionales.
• Gasto total por tipo de servicio, aunque sea aproximado.
• Principales rutas y ciudades de hospedaje, que muestran dónde puede negociar la agencia.
• Número de viajeros y de centros de costo, y cuántas personas aprueban viajes.
• Cómo funciona hoy: quién reserva, si hay política de viajes, si existe herramienta de reserva en línea y cómo se realiza el pago.

Si la empresa no tiene esos números organizados, la agencia actual normalmente puede entregarlos en un reporte. Ese levantamiento ya es, por sí mismo, un buen diagnóstico.

Qué preguntar en la RFP

Organice las preguntas por bloques. Eso facilita la respuesta y, después, la comparación.

Atención

• Cómo está conformado el equipo dedicado a la cuenta y quién es el contacto principal.
• Horarios de atención y cómo funciona el soporte de emergencia fuera del horario laboral.
• Tiempo promedio de respuesta a una solicitud de reserva.

Tecnología

• Qué herramienta de reserva en línea (self booking) ofrece la agencia y cómo aplica la política de viajes.
• Cómo funciona el flujo de aprobación y si puede adaptarse a la estructura de la empresa.
• Qué reportes recibe la empresa, con qué frecuencia y si hay un panel de indicadores.

Finanzas

• Modelo de remuneración de la agencia (tarifa por transacción, fee mensual u otro), con todos los valores.
• Formas de pago, factura consolidada y plazo de pago.
• Cómo se manejan los créditos de boletos no utilizados, los reembolsos y las penalidades.

Negociación y seguridad

• Acceso a tarifas corporativas y capacidad de negociar con hoteles en las ciudades más utilizadas.
• Cómo la agencia localiza y apoya a los viajeros en situaciones de crisis (duty of care).
• Cómo trata los datos personales de los viajeros conforme a la LGPD, la Ley General de Protección de Datos de Brasil.

Defina criterios y pesos antes de recibir las propuestas

Un error común es definir lo que importa después de leer las respuestas, lo que favorece a la presentación más atractiva. Acuerden de antemano, entre compras, finanzas y quienes viajan, los criterios y el peso de cada uno. Un ejemplo de matriz:

• Atención y equipo
• Tecnología y reportes
• Costo total (remuneración de la agencia y ahorro esperado en tarifas)
• Condiciones de facturación
• Experiencia y referencias en el sector de la empresa

Los pesos varían: una empresa con muchos viajeros en campo puede valorar más el soporte de emergencia; otra, con el control de costos como prioridad, puede valorar más los reportes. Lo importante es registrar la regla antes y aplicarla por igual a todos.

Plazos y etapas del proceso

Un cronograma claro evita propuestas hechas a la carrera. Una secuencia que suele funcionar:

1. Envío de la RFP con los datos y el plazo de respuesta, generalmente de dos a tres semanas.
2. Periodo de preguntas de las agencias, con respuestas enviadas a todas al mismo tiempo.
3. Recepción y análisis de las propuestas según la matriz de criterios.
4. Presentación de las finalistas, con demostración de la herramienta de reserva y de los reportes.
5. Conversación con clientes de referencia indicados por las finalistas.
6. Negociación final, contrato y plan de implementación con fechas.

Errores que perjudican la elección

• Comparar solo el fee: una tarifa menor puede venir acompañada de menos atención o de peores tarifas aéreas y hoteleras.
• Pedir la cotización de un vuelo específico como prueba: el precio cambia a cada minuto y dice poco del servicio en el día a día.
• Olvidar la implementación: pregunte cómo será la transición, el registro de los viajeros y la capacitación.
• No escuchar a quienes viajan: el viajero frecuente sabe qué funciona y qué falla en la atención actual.

RFP de agencia de viajes con ArrowTur

Respondemos las RFP con transparencia sobre el modelo de remuneración, los horarios de atención y las condiciones de facturación, y mostramos en la práctica la herramienta de reserva, el flujo de aprobación y los reportes que recibirá la empresa. Si su empresa todavía está armando el proceso, podemos ayudarle a organizar los datos de viajes y a entender qué tiene sentido solicitar. Atendemos de lunes a viernes, de 7:00 a 19:00 (hora de Brasilia), con guardia de emergencia fuera de ese horario.

Conozca nuestra gestión de viajes corporativos, hable con nuestro equipo comercial por WhatsApp o por teléfono al +55 11 5189-4120, o visite nuestra página de Contacto.

Lea también: Agencia de viajes corporativos: qué hace y cómo elegirla.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas agencias invitar a la RFP?

Para la mayoría de las empresas, de tres a cinco agencias son suficientes. Más que eso aumenta el trabajo de análisis sin mejorar mucho la decisión.

¿Cuánto tiempo toma un proceso de RFP?

Entre el envío y la firma del contrato, suele tomar de uno a tres meses, según el volumen de viajes y el número de áreas que participan en la decisión.

¿La empresa necesita tener una política de viajes antes de la RFP?

No es obligatorio. Muchas empresas usan el proceso para entender cómo la agencia puede ayudar a crear la política. Pero compartir las reglas que ya existen ayuda a las agencias a hacer propuestas más precisas.