Eventos de la industria farmacéutica: compliance en la logística

Los eventos de la industria farmacéutica tienen una capa que otros sectores no tienen: cada boleto, noche de hotel o cena ofrecida a un profesional de la salud puede verse como una ventaja indebida si no sigue reglas claras. Congresos médicos, simposios, reuniones de consejos asesores y capacitaciones de la fuerza de ventas pasan por la revisión de compliance antes de cualquier cotización.

En ArrowTur, que organiza viajes y eventos corporativos desde 1989, vemos que buena parte de los problemas de compliance en eventos comienza en la logística: una invitación extendida al acompañante, un hotel elegido por el ocio, una noche adicional sin justificación. En este artículo reunimos las principales referencias del sector en Brasil y cómo convertir esas reglas en decisiones prácticas de viaje, hospedaje y programa.

Las referencias que orientan al sector

Tres referencias aparecen con frecuencia cuando se trata de eventos con profesionales de la salud en Brasil:

Resolución RDC n.º 96/2008 de la Anvisa (en portugués): emitida por la Anvisa, la agencia sanitaria de Brasil, regula la publicidad y la promoción de medicamentos e incluye el patrocinio de eventos y el pago de gastos de los participantes entre las prácticas reguladas.
Los códigos de conducta de las asociaciones del sector, como los de Interfarma y Sindusfarma, que las empresas asociadas se comprometen a cumplir.
El protocolo de buenas prácticas (en portugués) firmado por el Consejo Federal de Medicina (CFM), la Asociación Médica Brasileña (AMB), la Sociedad Brasileña de Cardiología (SBC) e Interfarma, que trata de congresos e invitaciones a médicos.

Además, muchas empresas tienen políticas globales más estrictas, definidas por su casa matriz. La regla que vale para su evento es la más restrictiva entre todas las que se aplican. Por eso, el primer paso siempre es alinear el brief con el área de compliance de la empresa.

Qué exige la Anvisa en eventos científicos

En la RDC n.º 96/2008, algunos puntos afectan directamente la planificación:

El apoyo o patrocinio a profesionales de la salud para participar en eventos científicos no puede estar condicionado a la prescripción, la dispensación ni la publicidad de medicamentos.
El patrocinio de eventos, congresos y simposios debe informarse con claridad en la inscripción de los participantes y en las memorias del evento, cuando existan.
Los conferencistas con vínculos con laboratorios deben declarar posibles conflictos de interés en el programa oficial y al inicio de su presentación.
Los organizadores de eventos científicos que permitan publicidad de medicamentos deben informar a la Anvisa con tres meses de anticipación, indicando lugar, fecha y categorías profesionales participantes.
El material publicitario debe entregarse solo a participantes con la categoría profesional visible en el gafete.

Para la organización, esto se traduce en plazos (el aviso a la Anvisa entra en el cronograma), en gafetes que identifican la categoría profesional y en textos de inscripción que dejan explícito el patrocinio. Como las normas pueden actualizarse, conviene confirmar la redacción vigente con el área jurídica antes de cada evento.

Invitaciones a médicos: qué se puede y qué no

El protocolo entre CFM, AMB, SBC e Interfarma establece criterios que se convierten en reglas de logística:

Gastos permitidos: transporte, comidas, hospedaje y la cuota de inscripción cobrada por el organizador del evento.
Clase de vuelo: no se admite el pago de boletos en primera clase.
Fechas: los gastos se limitan al periodo del evento y pueden incluir el día anterior y el posterior cuando la logística lo justifique.
Solo el invitado: no se pueden pagar gastos de familiares ni acompañantes.
Lugar adecuado: el entorno debe ser compatible con la actividad científica, con salas y estructura para presentaciones. Los eventos en cruceros no se consideran compatibles con las buenas prácticas.
Selección de invitados: debe seguir criterios objetivos, no solo comerciales.
Documentación: los comprobantes de los gastos pagados a favor del médico deben archivarse.

Cómo la logística apoya el compliance

Una operación bien diseñada evita que las excepciones ocurran por improvisación:

Boletos nominales y en clase definida: la emisión sigue la clase aprobada, sin upgrades pagados por la empresa y sin tramos ajenos al evento.
Fechas bloqueadas en el sistema: entrada y salida del hotel alineadas con el programa; las extensiones por cuenta del participante se reservan y facturan por separado, directamente a él.
Acompañantes fuera de la cuenta de la empresa: si el invitado lleva a alguien, el boleto, la habitación adicional y las comidas se cobran directamente al invitado, con documentos separados.
Elección de hotel y destino: priorice ciudades con buena conectividad aérea y hoteles con centro de convenciones, en lugar de destinos conocidos sobre todo por el ocio.
Programa sin actividades recreativas pagadas: paseos, fiestas y regalos de valor no encajan con la finalidad científica del evento.
Informe por participante: cada gasto vinculado a un invitado, con factura, montos y fechas, listo para auditoría.

Eventos internos y eventos con profesionales de la salud

No todo evento de la industria involucra médicos. Convenciones de ventas, kick-offs y capacitaciones de representantes médicos son eventos internos y siguen la política de la empresa como cualquier otro encuentro corporativo. El cuidado está en no mezclar los públicos: cuando un evento interno recibe a profesionales de la salud como conferencistas o invitados, las reglas del sector se aplican a ellos, incluida la contratación formal, la declaración de conflicto de interés y el límite de gastos.

Los eventos internacionales también merecen atención. Los congresos en el exterior suelen involucrar reglas del país anfitrión y de la casa matriz, además de las brasileñas, y normalmente requieren aprobación con más anticipación.

Eventos de la industria farmacéutica con ArrowTur

En ArrowTur organizamos la parte de viajes y logística de los eventos siguiendo las reglas de compliance que define el cliente: emisión de boletos en la clase aprobada, hospedaje limitado a las fechas del evento, cobro separado de extensiones y acompañantes, traslados, control de inscripciones e informe de gastos por participante, con los documentos fiscales organizados para auditoría. Atendemos de lunes a viernes, de 7 a 19 h (hora de Brasilia), con guardia de emergencia fuera de ese horario, incluso durante el evento.

Conozca nuestra área de eventos corporativos y hable con el equipo comercial por WhatsApp o por teléfono al +55 11 5189-4120.

Lea también: Cómo organizar un evento corporativo: checklist completo.

Preguntas frecuentes

¿La industria puede pagar el viaje de un médico a un congreso?

Según las referencias del sector, puede cubrir transporte, comidas, hospedaje e inscripción, sin condicionar la invitación a la prescripción y sin pagar gastos de acompañantes. La política de la propia empresa puede ser más restrictiva.

¿El evento puede realizarse en un resort?

El lugar debe ser adecuado a la actividad científica, con salas y estructura para el contenido. Los destinos y hoteles elegidos por el ocio suelen ser rechazados por compliance.

¿Con cuánta anticipación debo empezar a planificar?

Para eventos científicos con publicidad de medicamentos, la Anvisa debe ser informada con tres meses de anticipación. En la práctica, comience al menos cuatro a seis meses antes para incluir las aprobaciones internas.