Duty of care: como cuidar da segurança dos colaboradores em viagem

Um voo cancelado no meio da noite, uma greve no destino, um problema de saúde longe de casa, um temporal que fecha o aeroporto. Quando um colaborador está viajando a trabalho, a empresa continua responsável por ele. É isso que o termo duty of care resume: o dever de cuidado da empresa com a saúde, a segurança e o bem-estar de quem viaja a serviço.

Neste artigo, explicamos o que é duty of care em viagens corporativas, por que ele importa e como colocá-lo em prática na sua empresa.

O que é duty of care

Duty of care (dever de cuidado, em português) é a responsabilidade da empresa de prevenir riscos e dar suporte aos colaboradores durante as viagens a trabalho. Ele vale antes da viagem (planejamento e orientação), durante (acompanhamento e atendimento) e depois (retorno e avaliação do que aconteceu).

Na prática, significa responder a três perguntas a qualquer momento: onde estão os nossos viajantes, eles estão bem e como falamos com eles se algo acontecer?

Por que o duty of care é importante

• Responsabilidade legal: no Brasil, a legislação previdenciária equipara a acidente de trabalho o acidente sofrido em viagem a serviço da empresa (Lei 8.213/1991). A empresa precisa demonstrar que adotou medidas de prevenção e suporte.
• Segurança das pessoas: imprevistos acontecem, e a diferença está na rapidez da resposta.
• Produtividade: quem viaja tranquilo, sabendo que tem apoio, trabalha melhor.
• Reputação e retenção: colaboradores valorizam empresas que cuidam deles, e uma ocorrência mal conduzida pode virar uma crise.
• Custos: agir rápido evita gastos maiores com hospedagem extra, remarcações de última hora e despesas médicas.

Principais riscos em viagens corporativas

• Cancelamentos e atrasos de voo, conexões perdidas e overbooking.
• Problemas de saúde, acidentes e necessidade de atendimento médico.
• Eventos climáticos, desastres naturais e fechamento de aeroportos.
• Greves, manifestações e instabilidade política no destino.
• Roubo ou perda de documentos, bagagem e equipamentos.
• Fadiga causada por agendas exaustivas, voos de madrugada e longos deslocamentos de carro.

Como aplicar o duty of care na sua empresa

1. Inclua o tema na política de viagens

A política deve dizer como a empresa protege o viajante: seguro obrigatório, regras para destinos de risco, limites de jornada (por exemplo, não dirigir longas distâncias depois de um voo noturno) e o procedimento em emergências. Veja como criar uma política de viagens corporativas.

2. Centralize as reservas

Quando cada colaborador compra por conta própria, a empresa não sabe quem está viajando, para onde e em qual voo. Com as reservas centralizadas numa agência ou numa ferramenta de self booking, os itinerários ficam registrados e é possível localizar os viajantes em minutos.

3. Avalie os riscos antes de viajar

Verifique a situação do destino, exigências de vistos e vacinas, condições climáticas e eventos que possam afetar a viagem. Para destinos de maior risco, defina aprovações específicas e orientações extras.

4. Garanta seguro viagem adequado

Em viagens internacionais, o seguro com cobertura médica e de bagagem é indispensável. Em alguns países, ele é exigido na entrada. Defina a cobertura mínima e deixe claro como acionar o seguro.

5. Oriente o viajante

Antes da partida, o colaborador deve receber o itinerário completo, os contatos de emergência, os dados do seguro e informações práticas sobre o destino. Um viajante bem informado toma decisões melhores quando algo sai do planejado.

6. Tenha um canal de atendimento fora do horário comercial

Os imprevistos não escolhem hora. O viajante precisa de um número para ligar à noite, no fim de semana ou no feriado, atendido por alguém com autonomia para remarcar voos, reservar hotel e resolver o problema.

7. Monte um plano de crise

Defina quem é avisado em caso de emergência, quem decide, como a família é comunicada e como o colaborador volta para casa. Revise o plano periodicamente e teste-o.

8. Cuide do bem-estar, não só da segurança

Escolha hotéis em regiões seguras e perto do local de trabalho, evite agendas que emendam voo noturno e reunião cedo e considere necessidades específicas, como as de viajantes com deficiência ou de mulheres viajando sozinhas.

Checklist rápido de duty of care

• Política de viagens com regras de segurança e emergência.
• Reservas centralizadas e itinerários registrados.
• Seguro viagem com cobertura definida.
• Contatos de emergência entregues a cada viajante.
• Atendimento à noite, nos fins de semana e feriados.
• Plano de crise com responsáveis definidos.
• Avaliação após ocorrências para melhorar o processo.

O papel da agência de viagens corporativas

Uma agência especializada é uma grande aliada do duty of care: concentra os itinerários, sabe quem está viajando e onde, acompanha cancelamentos e alterações de voo e age rapidamente para remarcar, reacomodar e oferecer alternativas. Entenda melhor o que faz uma agência de viagens corporativas.

Duty of care com a ArrowTur

Na ArrowTur, as viagens da sua empresa ficam registradas na plataforma Arrow Corporate, com a política e os fluxos de aprovação configurados, e são acompanhadas por consultores que conhecem a sua operação. O atendimento funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h, e o plantão de emergência atende das 19h às 7h, inclusive nos fins de semana e feriados. Também oferecemos apoio nos aeroportos, assessoria em passaportes e vistos e seguro viagem, para que o seu colaborador viaje com tranquilidade do embarque ao retorno.

Conheça a nossa gestão de viagens corporativas ou fale com o nosso time comercial pelo telefone (11) 5189-4120.

Perguntas frequentes

Duty of care é obrigatório?

Não existe uma lei com esse nome no Brasil, mas a empresa responde pela segurança do colaborador em viagem a serviço, e o acidente nessas viagens é equiparado a acidente de trabalho. Por isso, adotar práticas de duty of care é uma forma de proteger as pessoas e a própria empresa. Valide as regras com o seu jurídico.

Duty of care vale para viagens nacionais?

Sim. Os riscos mudam conforme o destino, mas o dever de cuidado vale para qualquer viagem a trabalho, nacional ou internacional, inclusive deslocamentos de carro.

Quem é responsável pelo duty of care na empresa?

Normalmente, RH, segurança do trabalho, jurídico e a área que gerencia as viagens dividem a responsabilidade. O importante é que os papéis estejam definidos na política e que todos saibam o que fazer numa emergência.