Duty of care: cómo cuidar la seguridad de los colaboradores en viaje

Un vuelo cancelado en plena noche, una huelga en el destino, un problema de salud lejos de casa, una tormenta que cierra el aeropuerto. Cuando un colaborador viaja por trabajo, la empresa sigue siendo responsable de él. Eso es lo que resume el término duty of care: el deber de cuidado de la empresa con la salud, la seguridad y el bienestar de quienes viajan en su nombre.

En este artículo le explicamos qué es el duty of care en los viajes corporativos, por qué es importante y cómo ponerlo en práctica en su empresa.

Qué es el duty of care

El duty of care (deber de cuidado, en español) es la responsabilidad de la empresa de prevenir riesgos y brindar apoyo a los colaboradores durante los viajes de trabajo. Se aplica antes del viaje (planificación y orientación), durante el viaje (seguimiento y atención) y después (regreso y análisis de lo ocurrido).

En la práctica, significa poder responder en cualquier momento a tres preguntas: ¿dónde están nuestros viajeros, están bien y cómo nos comunicamos con ellos si algo sucede?

Por qué el duty of care es importante

• Responsabilidad legal: en Brasil, la legislación de seguridad social equipara a un accidente de trabajo el accidente sufrido en un viaje al servicio de la empresa (Ley 8.213/1991). La empresa debe demostrar que adoptó medidas de prevención y apoyo, y existen obligaciones similares en muchos otros países.
• Seguridad de las personas: los imprevistos ocurren, y la diferencia está en la rapidez de la respuesta.
• Productividad: quien viaja tranquilo, sabiendo que cuenta con apoyo, trabaja mejor.
• Reputación y retención: los colaboradores valoran a las empresas que los cuidan, y un incidente mal gestionado puede convertirse en una crisis.
• Costos: actuar rápido evita gastos mayores con noches de hotel adicionales, cambios de último momento y gastos médicos.

Principales riesgos en los viajes corporativos

• Cancelaciones y retrasos de vuelos, conexiones perdidas y overbooking.
• Problemas de salud, accidentes y necesidad de atención médica.
• Fenómenos climáticos, desastres naturales y cierre de aeropuertos.
• Huelgas, manifestaciones e inestabilidad política en el destino.
• Robo o pérdida de documentos, equipaje y equipos.
• Fatiga causada por agendas agotadoras, vuelos de madrugada y largos trayectos en auto.

Cómo aplicar el duty of care en su empresa

1. Inclúyalo en la política de viajes

La política debe indicar cómo la empresa protege al viajero: seguro obligatorio, reglas para destinos de riesgo, límites de jornada (por ejemplo, no manejar largas distancias después de un vuelo nocturno) y el procedimiento en emergencias. Vea cómo crear una política de viajes corporativos.

2. Centralice las reservas

Cuando cada colaborador compra por su cuenta, la empresa no sabe quién está viajando, a dónde ni en qué vuelo. Con las reservas centralizadas en una agencia o en una herramienta de self booking, los itinerarios quedan registrados y es posible ubicar a los viajeros en minutos.

3. Evalúe los riesgos antes de viajar

Verifique la situación del destino, los requisitos de visas y vacunas, las condiciones climáticas y los eventos que puedan afectar el viaje. Para destinos de mayor riesgo, defina aprobaciones específicas y orientaciones adicionales.

4. Garantice un seguro de viaje adecuado

En los viajes internacionales, el seguro con cobertura médica y de equipaje es indispensable, y algunos países lo exigen al ingresar. Defina la cobertura mínima y explique claramente cómo utilizarlo.

5. Oriente al viajero

Antes de la partida, el colaborador debe recibir el itinerario completo, los contactos de emergencia, los datos del seguro e información práctica sobre el destino. Un viajero bien informado toma mejores decisiones cuando algo no sale según lo planeado.

6. Ofrezca atención fuera del horario laboral

Los imprevistos no eligen horario. El viajero necesita un número al cual llamar de noche, los fines de semana o los feriados, atendido por alguien con autonomía para cambiar vuelos, reservar hotel y resolver el problema.

7. Prepare un plan de crisis

Defina a quién se avisa en caso de emergencia, quién toma las decisiones, cómo se informa a la familia y cómo regresa el colaborador a casa. Revise el plan periódicamente y póngalo a prueba.

8. Cuide el bienestar, no solo la seguridad

Elija hoteles en zonas seguras y cerca del lugar de trabajo, evite agendas que combinen un vuelo nocturno con una reunión temprano y tenga en cuenta necesidades específicas, como las de viajeros con discapacidad o mujeres que viajan solas.

Checklist rápido de duty of care

• Política de viajes con reglas de seguridad y emergencia.
• Reservas centralizadas e itinerarios registrados.
• Seguro de viaje con cobertura definida.
• Contactos de emergencia entregados a cada viajero.
• Atención de noche, los fines de semana y feriados.
• Plan de crisis con responsables definidos.
• Análisis después de cada incidente para mejorar el proceso.

El papel de la agencia de viajes corporativos

Una agencia especializada es una gran aliada del duty of care: concentra los itinerarios, sabe quién está viajando y dónde, sigue las cancelaciones y los cambios de vuelo y actúa con rapidez para reprogramar, reubicar y ofrecer alternativas. Conozca mejor qué hace una agencia de viajes corporativos.

Duty of care con ArrowTur

En ArrowTur, los viajes de su empresa quedan registrados en la plataforma Arrow Corporate, con su política y sus flujos de aprobación configurados, y son acompañados por consultores que conocen su operación. Atendemos de lunes a viernes, de 7 a 19 h (hora de Brasilia), y nuestra guardia de emergencia atiende de 19 a 7 h, incluso los fines de semana y feriados. También ofrecemos asistencia en los aeropuertos, asesoría en pasaportes y visas y seguro de viaje, para que su colaborador viaje con tranquilidad desde la salida hasta el regreso.

Conozca nuestra gestión de viajes corporativos o hable con nuestro equipo comercial al +55 11 5189-4120.

Preguntas frecuentes

¿El duty of care es obligatorio?

En Brasil no existe una ley con ese nombre, pero la empresa responde por la seguridad del colaborador que viaja a su servicio, y los accidentes en esos viajes se consideran accidentes de trabajo. Adoptar prácticas de duty of care protege a las personas y a la propia empresa. Valide las reglas que le aplican con su equipo jurídico.

¿El duty of care se aplica a los viajes nacionales?

Sí. Los riesgos cambian según el destino, pero el deber de cuidado se aplica a cualquier viaje de trabajo, nacional o internacional, incluidos los trayectos en auto.

¿Quién es responsable del duty of care en la empresa?

Por lo general, Recursos Humanos, seguridad laboral, el área jurídica y el equipo que gestiona los viajes comparten la responsabilidad. Lo importante es que los roles estén definidos en la política y que todos sepan qué hacer ante una emergencia.