Self booking: qué es y cómo funciona en los viajes corporativos

Pedir un pasaje por correo electrónico, esperar la cotización, aguardar la aprobación en otro correo y esperar que la tarifa no haya cambiado. En muchas empresas, reservar un viaje de trabajo todavía funciona así. El self booking resuelve este ir y venir: el propio colaborador reserva vuelo, hotel y auto en una plataforma en línea, siempre dentro de las reglas de la empresa.

En este artículo, explicamos qué es el self booking, cómo funciona, cuáles son sus ventajas y qué evaluar antes de implementarlo.

Qué es el self booking

El self booking (autorreserva, en español) es una herramienta en línea en la que el viajero, o la persona responsable de los viajes, hace las reservas por su cuenta. En el mercado también se la llama OBT, sigla en inglés de Online Booking Tool.

La diferencia con un sitio de viajes común es que la plataforma corporativa ya viene configurada con la política de viajes de la empresa, los flujos de aprobación, las tarifas negociadas y los datos de facturación. El colaborador gana autonomía y la empresa mantiene el control.

Cómo funciona en la práctica

1. Búsqueda: el colaborador indica origen, destino y fechas, y ve las opciones de vuelos, hoteles, autos y autobuses en una sola pantalla.
2. Elección dentro de la política: el sistema destaca las opciones permitidas y señala las que están fuera de las reglas, como una tarifa por encima del límite o un hotel por encima de la tarifa aprobada.
3. Justificación, cuando es necesaria: si el viajero elige una opción fuera de la política, indica el motivo.
4. Aprobación: la solicitud se envía automáticamente al gerente, que la aprueba o la rechaza desde la computadora o el celular.
5. Emisión: después de la aprobación, la reserva se emite y el viajero recibe los vouchers y los pasajes.
6. Informes: cada reserva alimenta los informes de gastos por centro de costos, solicitante y proveedor.

Ventajas del self booking

Para la empresa

• Política aplicada en cada reserva: las reglas están en el sistema, no en un documento olvidado.
• Aprobación antes del gasto: el gerente decide viendo el costo real y las alternativas más baratas.
• Visibilidad total: todos los gastos en un solo lugar, con informes listos.
• Ahorro: compras con más anticipación, tarifas negociadas y menos reservas fuera de la política.
• Integración: datos que pueden integrarse al ERP y al área de finanzas de la empresa.

Para el viajero

• Agilidad: reserva en minutos, sin intercambio de correos.
• Autonomía: elección de horarios y hoteles dentro de las opciones permitidas.
• Todo en el celular: reservas, aprobaciones y documentos de viaje accesibles desde cualquier lugar.

¿El self booking reemplaza a la agencia de viajes?

No. La herramienta resuelve bien los viajes simples y recurrentes, pero los viajes complejos, los cambios, las cancelaciones de vuelos, los grupos, los eventos y las emergencias siguen exigiendo personas con experiencia. El mejor modelo combina ambas cosas: tecnología para el día a día y consultores que conocen su empresa para todo lo que se sale de lo habitual.

Además, es la agencia la que negocia las tarifas, configura la política en la plataforma, controla los créditos de pasajes cancelados y entrega los informes de gestión. Conozca mejor qué hace una agencia de viajes corporativos.

Qué evaluar antes de implementarlo

• Facilidad de uso: si la herramienta es complicada, los colaboradores vuelven a comprar por fuera.
• Contenido: aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de autos y autobuses disponibles, nacionales e internacionales.
• Configuración de la política: límites por cargo, por destino y por tipo de servicio.
• Flujos de aprobación: por centro de costos, con más de un nivel cuando sea necesario.
• Aplicación móvil: reservas y aprobaciones desde el celular.
• Informes: qué informes están disponibles y si pueden personalizarse.
• Soporte: quién atiende cuando algo sale mal, en qué horarios y por qué canales.

Cómo implementar el self booking en 5 pasos

1. Revise la política de viajes. Será la base de la configuración. Si todavía no tiene una, vea cómo crear una política de viajes corporativos.
2. Registre a los viajeros, aprobadores y centros de costos.
3. Configure las reglas y los flujos de aprobación junto con la agencia.
4. Capacite a los usuarios y comience con un área piloto.
5. Siga los informes en los primeros meses y ajuste lo que sea necesario.

Self booking con ArrowTur

Con la tecnología Arrow Corporate, los colaboradores de su empresa reservan vuelos, hoteles, autos y autobuses en una sola plataforma, en la computadora o en el celular, siempre dentro de la política. Las aprobaciones siguen el flujo de su empresa, los informes muestran gastos por centro de costos, solicitante, proveedor y ahorro obtenido, y nuestros consultores acompañan cada viaje, con atención de lunes a viernes de 7 a 19 h y guardia de emergencia por la noche, los fines de semana y feriados.

¿Quiere probarlo? El registro es gratuito y sin compromiso: conozca nuestra gestión de viajes corporativos y registre su empresa, o hable con nuestro equipo comercial al +55 11 5189-4120.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre self booking y OBT?

Ninguna. OBT (Online Booking Tool) es el nombre técnico de la herramienta de reservas en línea; self booking es el término más usado en Brasil para el mismo tipo de plataforma.

¿Las empresas pequeñas pueden usar self booking?

Sí. Incluso con pocos viajes por mes, la herramienta organiza las aprobaciones, aplica la política y concentra los gastos en un solo lugar.

¿El viajero puede elegir cualquier vuelo u hotel?

Puede elegir entre las opciones disponibles, pero el sistema señala lo que está fuera de la política y, según la configuración, exige una justificación o una aprobación especial.