Nota fiscal em viagem corporativa: o que a empresa deve guardar

Toda viagem a trabalho gera uma pilha de documentos: fatura da agência, bilhete aéreo, nota do hotel, comprovante da locadora, recibos de táxi e de refeições. Quando esses papéis ficam espalhados entre e-mails, carteiras e celulares, a conta aparece no fechamento do mês: lançamentos sem comprovante, notas emitidas no CPF do viajante e horas perdidas cobrando documentos de quem já voltou.

Organizar a nota fiscal em viagem corporativa é menos uma questão de burocracia e mais de método. Na ArrowTur, que cuida de viagens corporativas desde 1989, vemos que as empresas que fecham o mês sem sustos combinam três coisas: poucos pontos de pagamento, regras claras sobre os dados de cada documento e um arquivo digital ligado a cada viagem. A seguir, explicamos como montar esse processo.

Por que a documentação da viagem importa

O documento fiscal comprova que a despesa existiu, que foi feita para a empresa e que tem relação com a atividade dela. Sem esse comprovante, o lançamento contábil fica frágil e pode ser questionado em uma auditoria ou fiscalização. Além disso, é a documentação que permite conferir se a viagem seguiu a política, ratear o gasto pelo centro de custo correto e negociar melhor com fornecedores a partir de dados reais.

O tratamento fiscal de cada despesa (o que pode ser deduzido, quais créditos podem ser aproveitados e por quanto tempo guardar cada papel) é definido pela legislação e varia conforme o regime tributário da empresa. Por isso, a regra de ouro é simples: defina com a contabilidade o que precisa ser guardado e transforme isso em procedimento da política de viagens.

Que documento cada despesa gera

Cada serviço da viagem tem um comprovante próprio. Conhecer essa diferença evita cobrar do fornecedor um documento que ele não emite:

• Agência de viagens: emite a fatura com o detalhe dos serviços e a nota fiscal de serviço referente à sua remuneração, como a taxa de serviço. Os valores repassados a companhias aéreas, hotéis e locadoras aparecem na fatura com os comprovantes de cada fornecedor.
• Passagem aérea: o comprovante é o bilhete eletrônico, com número do bilhete, nome do passageiro, trechos e valores, além do recibo ou da fatura de quem vendeu a passagem.
• Hotel: emite nota fiscal da hospedagem e dos serviços consumidos. Quando a diária é faturada para a empresa, a nota sai em nome dela; quando o hóspede paga no check-out, ele precisa informar os dados da empresa para a nota não sair no CPF dele.
• Locação de carro: a locadora emite o contrato de locação e o documento fiscal ou fatura correspondente, com quilometragem, combustível e taxas.
• Transporte por aplicativo e táxi: recibos do aplicativo ou do motorista. Contas corporativas nos aplicativos costumam reunir as corridas em relatórios mensais.
• Refeições e pequenas despesas: nota ou cupom fiscal, sempre que possível com o CNPJ da empresa, conforme a política de reembolso ou de diárias.

Dados que precisam estar corretos

Boa parte do retrabalho vem de documentos emitidos com dados incompletos. Antes de cada viagem, o colaborador deve saber exatamente o que pedir:

• razão social e CNPJ da empresa que vai pagar a despesa, que pode ser uma filial e não a matriz;
• endereço de cobrança e e-mail para envio das notas, quando o fornecedor pedir;
• nome do viajante e datas da viagem, para ligar o documento à viagem certa;
• número da solicitação ou do centro de custo, quando a empresa usa esse controle.

Uma dica prática: deixe esses dados em um cartão ou arquivo padrão, enviado junto com o roteiro da viagem. Assim, o viajante não precisa lembrar de nada no balcão do hotel.

Fatura centralizada reduz o volume de papel

O jeito mais eficiente de organizar a documentação é reduzir o número de pagamentos feitos pelo viajante. Quando passagens, hotéis e locação de carros são reservados pela agência e faturados para a empresa, a maior parte dos comprovantes chega em um só lugar, em nome do CNPJ correto e com o centro de custo já identificado.

O que sobra para o viajante são as despesas do dia a dia, como refeições e transporte local, que podem seguir o modelo de diária, de reembolso ou de cartão corporativo. Quanto menor essa parte, menor o risco de comprovante perdido.

Como organizar o arquivo

Um dossiê por viagem

Em vez de guardar documentos soltos por fornecedor, monte um registro por viagem: solicitação e aprovação, bilhetes, notas do hotel, fatura da agência e prestação de contas. Quando surge uma dúvida, todo o histórico está junto.

Arquivo digital e padronizado

Notas fiscais eletrônicas têm arquivo XML e versão em PDF. Combine com a contabilidade qual formato guardar e use uma regra de nomes simples, com data, viajante e fornecedor. Fotos de cupons em papel devem ser legíveis e tiradas logo após a despesa, porque o papel térmico apaga com o tempo.

Prazos de entrega

Defina um prazo curto para o viajante enviar os comprovantes depois da volta, por exemplo cinco dias úteis, e um prazo para o financeiro conferir. Prazos longos fazem a viagem entrar no fechamento do mês seguinte.

Erros comuns que vale evitar

• nota de hotel emitida no CPF do viajante, que depois precisa ser cancelada e reemitida;
• despesas da mesma viagem pagas por canais diferentes, o que gera duplicidade;
• documentos guardados só no e-mail ou no celular do colaborador;
• fatura da agência conferida sem o relatório de viagens ao lado, o que dificulta encontrar divergências;
• regras de documentação que existem, mas não estão escritas na política de viagens.

Nota fiscal em viagem corporativa com a ArrowTur

Na ArrowTur, reservamos passagens, hotéis e carros dentro da política da empresa e faturamos de forma centralizada, com fatura detalhada por viajante e centro de custo. Os bilhetes, vouchers e comprovantes de cada fornecedor ficam reunidos, e os relatórios de viagens ajudam o financeiro a conferir cada lançamento. Também orientamos os hotéis sobre o faturamento para a empresa, o que reduz notas emitidas no nome errado.

O atendimento funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário. Conheça a nossa gestão de viagens corporativas e fale com o time comercial pelo telefone (11) 5189-4120, pelo WhatsApp ou pela página Fale Conosco.

Leia também: Reembolso de despesas de viagem: como organizar a prestação de contas.

Perguntas frequentes

A agência emite nota fiscal do valor total da passagem?

Em geral, não. A agência emite nota fiscal de serviço sobre a sua remuneração, e o valor da passagem é comprovado pelo bilhete eletrônico e pela fatura. Confirme com a contabilidade o tratamento adequado.

O que fazer se a nota do hotel saiu no CPF do viajante?

Peça ao hotel o cancelamento e a reemissão em nome da empresa o quanto antes, informando razão social e CNPJ. Para evitar o problema, prefira hospedagem faturada.

Por quanto tempo a empresa deve guardar os comprovantes?

Os prazos são definidos pela legislação fiscal e podem variar conforme o tipo de documento. A contabilidade da empresa é quem deve definir o prazo e o formato de guarda.