Indicadores de viagens corporativas: o que medir e acompanhar

Quanto a sua empresa gastou com viagens no último trimestre? Quantas passagens foram compradas em cima da hora? Qual hotel mais recebeu colaboradores? Se essas respostas exigem dias de planilha, o programa de viagens está sendo gerido no escuro. Os indicadores de viagens corporativas existem para transformar notas, faturas e reservas em informação que ajuda a decidir.

A ArrowTur gere viagens corporativas desde 1989 e, nesse tempo, vimos que as empresas que acompanham poucos indicadores, todo mês e sempre do mesmo jeito, economizam mais do que as que montam relatórios enormes uma vez por ano. Neste artigo, mostramos o que medir, como organizar os dados e como usar os números nas decisões.

Por que medir as viagens da empresa

Viagem corporativa costuma ser um dos maiores gastos variáveis de uma empresa, e também um dos mais pulverizados: passagens, hotéis, carros, transfers, diárias e reembolsos chegam por canais diferentes. Sem indicadores, o gestor só percebe o problema quando o orçamento estoura.

Medir serve para três coisas práticas:

• Controlar o orçamento: saber quanto cada área gasta e se o ritmo está dentro do previsto.
• Verificar se a política de viagens funciona: regras que ninguém cumpre aparecem rapidamente nos números.
• Negociar melhor: volume concentrado em companhias, rotas e hotéis é argumento para acordos com fornecedores.

Os indicadores de custo que toda empresa deveria acompanhar

Gasto total e gasto por centro de custo

É o ponto de partida. Some aéreo, hotel, carro e demais serviços e divida por centro de custo, área ou projeto. Assim fica claro quem viaja mais e se o gasto acompanha o resultado daquela área.

Tarifa média por trecho

Acompanhe o valor médio pago nas rotas mais frequentes, como São Paulo–Rio ou São Paulo–Brasília. Uma tarifa média subindo mês a mês, sem mudança de mercado que explique, costuma indicar compras tardias ou escolha de tarifas mais caras do que o necessário.

Diária média de hotel por cidade

Compare o valor médio pago por noite em cada cidade com o limite da política e com as tarifas negociadas. Ver por cidade é essencial: uma diária razoável em Curitiba pode ser baixa demais para o centro do Rio.

Antecedência média de compra

Quantos dias antes da viagem as passagens são emitidas? Em geral, compras com mais antecedência encontram mais opções de tarifa. Separe as compras feitas com menos de 7 dias e entenda o motivo: imprevisto real, aprovação lenta ou falta de planejamento.

Indicadores de comportamento e de política

Aderência à política de viagens

Mede o percentual de reservas dentro das regras: classe tarifária, limite de diária, antecedência, uso de fornecedores preferenciais. Uma aderência baixa pode significar duas coisas, e as duas pedem ação: os viajantes não conhecem a política ou a política está fora da realidade.

Economia perdida

Compare a tarifa escolhida com a menor tarifa disponível no momento da reserva, dentro dos critérios da política. A diferença é a economia que poderia ter sido feita. Ela não precisa ser zero, porque às vezes um horário melhor vale o custo, mas precisa ser explicada.

Remarcações, cancelamentos e no-show

Multas de remarcação, bilhetes não utilizados e diárias de hotel cobradas sem uso são custos silenciosos. Acompanhe a quantidade e o valor, e verifique se os créditos de bilhetes não voados estão sendo reaproveitados antes de vencer.

Indicadores de serviço e de cuidado com o viajante

Nem tudo é custo. Uma viagem barata que deixa o colaborador exausto ou desamparado sai cara de outras formas. Vale acompanhar:

• Tempo de atendimento: quanto tempo leva entre a solicitação e a emissão.
• Tempo de aprovação: aprovações demoradas encarecem a passagem e atrasam a agenda.
• Ocorrências em viagem: voos cancelados, problemas de hospedagem e como foram resolvidos.
• Satisfação dos viajantes: uma pesquisa curta, duas vezes por ano, já revela pontos de atrito.
• Emissões de CO2: cada vez mais empresas incluem as viagens no relatório de sustentabilidade.

Como organizar os dados e o relatório mensal

Indicador só funciona se o dado for confiável. Três cuidados fazem diferença:

• Centralize as reservas: quando cada um compra por conta própria, os dados ficam espalhados em cartões e reembolsos. Com uma agência ou uma ferramenta de self booking, cada reserva já nasce registrada com viajante, centro de custo e motivo.
• Padronize os campos: centro de custo, projeto e motivo da viagem devem ser obrigatórios e seguir uma lista fechada, sem digitação livre.
• Mantenha a mesma régua: compare sempre os mesmos indicadores, no mesmo período, para enxergar tendências.

Um bom relatório mensal cabe em uma página: gasto total contra orçamento, gasto por centro de custo, tarifa média nas principais rotas, diária média nas principais cidades, antecedência média, aderência à política e os casos fora da curva. Ferramentas de BI ajudam a ver tudo isso em painéis atualizados, sem montar planilhas manualmente.

Do número à decisão

O relatório só vale se gerar ação. Alguns exemplos de leitura prática:

• Antecedência média baixa em uma área: revisar o fluxo de aprovação ou combinar com o gestor um calendário de viagens.
• Muitas noites na mesma cidade: negociar tarifa com dois ou três hotéis bem localizados.
• Economia perdida concentrada em poucos viajantes: conversar individualmente antes de mudar a regra para todos.
• Créditos de bilhetes vencendo: criar um controle para usar o crédito na próxima viagem do mesmo colaborador.

Revise os indicadores em uma reunião curta todo mês e, a cada semestre, avalie se a política de viagens precisa de ajustes.

Indicadores de viagens corporativas com a ArrowTur

Na ArrowTur, as reservas dos clientes corporativos ficam centralizadas, com centro de custo, viajante e motivo registrados desde a solicitação. Isso permite entregar relatórios e painéis de BI com gasto por área, tarifas médias, antecedência, aderência à política e relatório de emissões de carbono, além de acompanhamento consultivo para transformar os números em ações.

O atendimento funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário. Conheça a nossa gestão de viagens corporativas, fale com o time comercial pelo telefone (11) 5189-4120, pelo WhatsApp ou pela página Fale Conosco.

Leia também: Como reduzir custos com viagens corporativas: 10 práticas.

Perguntas frequentes

Quais são os indicadores de viagens corporativas mais importantes?

Para começar, acompanhe gasto total por centro de custo, tarifa média por trecho, diária média por cidade, antecedência média de compra e aderência à política de viagens.

Com que frequência os indicadores devem ser analisados?

Todo mês, em um relatório curto e sempre no mesmo formato. A cada semestre, vale uma análise mais ampla para revisar a política e os acordos com fornecedores.

Empresas pequenas também precisam de indicadores?

Sim. Mesmo com poucas viagens, saber quanto se gasta, com quanta antecedência se compra e onde a equipe se hospeda ajuda a evitar desperdícios e a negociar melhor.