Centro de custo em viagens corporativas: como organizar

Quando a fatura de viagens chega no fim do mês, a primeira pergunta do financeiro costuma ser simples: quem gastou isso e por quê? Se cada passagem, diária de hotel e locação de carro não estiver ligada a um centro de custo, a resposta vira uma caça a e-mails, planilhas paralelas e lembranças de quem viajou. O orçamento das áreas fica impreciso, os projetos não sabem o quanto realmente custaram e o fechamento atrasa.

Organizar o centro de custo em viagens corporativas não exige um sistema caro, e sim regras claras aplicadas desde o pedido da viagem. Na ArrowTur, que cuida de viagens corporativas desde 1989, vemos que as empresas com relatórios confiáveis são as que definem esse dado antes da reserva, e não na conciliação. A seguir, mostramos como montar essa estrutura de forma prática.

O que é centro de custo em viagens e por que ele importa

Centro de custo é a unidade da empresa que recebe a despesa: um departamento, uma filial, um projeto, um contrato com cliente ou uma obra. Em viagens corporativas, ele responde à pergunta “qual área paga esta viagem?” e permite que o gasto apareça no orçamento certo.

Com o centro de custo bem preenchido, a empresa consegue:

• comparar o gasto real de cada área com o orçamento aprovado;
• calcular o custo de um projeto ou de um contrato com cliente, inclusive para repassar despesas quando o contrato prevê;
• identificar áreas que compram com pouca antecedência ou fora da política;
• agilizar o fechamento contábil, sem retrabalho na classificação das notas.

Como definir a estrutura de centros de custo para viagens

O ponto de partida é o plano de centros de custo que a contabilidade já usa. Criar uma lista paralela só para viagens gera divergência entre o que o gestor vê e o que entra no balanço. O ideal é usar os mesmos códigos e, se necessário, acrescentar um segundo campo para detalhar a informação.

Um ou dois níveis de informação

Muitas empresas trabalham bem com dois campos: o centro de custo (por exemplo, a área comercial) e um campo complementar, como projeto, cliente ou motivo da viagem. Assim, uma mesma viagem fica registrada na área que paga e no projeto que a justificou, sem precisar multiplicar códigos.

Lista fechada, não texto livre

Sempre que possível, o viajante ou o solicitante escolhe o centro de custo em uma lista, em vez de digitar. Texto livre gera variações como “Comercial SP”, “comercial-sp” e “Vendas SP” para a mesma área, e o relatório deixa de somar corretamente. Na agência ou na ferramenta de reservas, a lista deve ser atualizada sempre que a empresa abrir ou encerrar uma área ou um projeto.

Rateio: quando uma viagem atende mais de uma área

Nem toda viagem pertence a um único centro de custo. Um gerente que visita dois clientes em contratos diferentes, ou uma equipe que participa de uma feira em nome de várias unidades, precisa de rateio. Algumas regras evitam discussão depois:

• Defina o critério antes: por dias dedicados a cada área, por número de participantes ou em partes iguais.
• Registre o rateio na solicitação: quem pede a viagem informa os centros de custo e os percentuais, e o aprovador confirma.
• Mantenha o rateio simples: dividir uma passagem em cinco centros de custo raramente compensa o trabalho. Para valores pequenos, um centro principal costuma bastar.
• Aplique o mesmo critério a todos os itens: aérea, hotel, carro e despesas de reembolso da mesma viagem seguem o mesmo rateio.

Ligação com aprovação e política de viagens

O centro de custo também define quem aprova. Quando a solicitação informa a área ou o projeto, a viagem segue automaticamente para o gestor responsável por aquele orçamento. Isso evita que um gestor aprove gastos que vão pesar no orçamento de outra área.

Vale incluir na política de viagens algumas regras ligadas ao centro de custo:

• nenhuma reserva é emitida sem centro de custo informado;
• viagens de projetos com cliente indicam também o código do projeto;
• mudança de centro de custo depois da emissão só com autorização do financeiro;
• despesas de reembolso usam o mesmo centro de custo da viagem que as originou.

Relatórios por centro de custo: o que acompanhar

Com os dados organizados, o relatório mensal deixa de ser uma lista de bilhetes e passa a mostrar onde o dinheiro está indo. Os pontos que mais ajudam a decisão são:

• gasto total por centro de custo em relação ao orçamento do período;
• divisão do gasto por tipo de serviço (aéreo, hotel, carro, outros) em cada área;
• antecedência média de compra por área, que costuma explicar boa parte das diferenças de preço;
• reservas fora da política e seus motivos;
• remarcações, cancelamentos e no-shows por centro de custo.

Uma rotina simples funciona bem: o financeiro envia o relatório a cada gestor até uma data fixa do mês, e o gestor tem alguns dias para apontar divergências. Depois desse prazo, o fechamento segue com os dados registrados.

Erros comuns e como evitar

• Preencher o centro de custo só na conciliação: a informação é perdida ou chutada. Ela deve ser obrigatória no pedido.
• Usar um centro de custo genérico: códigos como “Diretoria” ou “Geral” escondem quem realmente viajou e por quê. Restrinja o uso a casos definidos.
• Lista desatualizada na agência: projetos encerrados continuam recebendo despesas. Combine com a agência uma revisão periódica da lista.
• Faturas sem o dado: se a fatura não traz o centro de custo de cada item, a conciliação vira manual. Peça que a fatura e o relatório venham com esse campo.

Centro de custo em viagens com a ArrowTur

Na ArrowTur, cadastramos os centros de custo e os campos complementares da sua empresa (projeto, cliente, motivo) e tornamos o preenchimento obrigatório em cada solicitação, seja pelo atendimento dos consultores, seja pela ferramenta de reservas. As viagens seguem para o aprovador de cada área, e as faturas e os relatórios mensais trazem o centro de custo de cada item, com gasto por área, por fornecedor e por tipo de serviço. Também ajudamos a definir regras de rateio e a manter a lista atualizada.

O atendimento funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário. Conheça a nossa gestão de viagens corporativas e fale com o time comercial pelo telefone (11) 5189-4120, pelo WhatsApp ou pela página Fale Conosco.

Leia também: Indicadores de viagens corporativas: o que medir e acompanhar.

Perguntas frequentes

Quem deve informar o centro de custo da viagem?

Quem solicita a viagem, no momento do pedido. O aprovador confere a informação, e a agência só emite a reserva com o campo preenchido.

Posso mudar o centro de custo depois da emissão?

Pode, mas o ideal é que a mudança passe pelo financeiro e fique registrada, para que relatório, fatura e contabilidade continuem iguais.

Vale ratear todas as viagens entre áreas?

Não. O rateio faz sentido quando a viagem atende de fato mais de uma área ou projeto. Para valores pequenos, um centro de custo principal simplifica o controle.