Eventos da indústria farmacêutica: compliance na logística

Eventos da indústria farmacêutica têm uma camada que outros setores não têm: cada passagem, diária de hotel ou jantar oferecido a um profissional de saúde pode ser visto como vantagem indevida se não seguir regras claras. Congressos médicos, simpósios, reuniões de consultores e treinamentos de força de vendas passam pelo crivo do compliance antes de qualquer cotação.

Na ArrowTur, que organiza viagens e eventos corporativos desde 1989, vemos que boa parte dos problemas de compliance em eventos começa na logística: um convite estendido ao acompanhante, um hotel escolhido pelo lazer, uma noite a mais sem justificativa. Neste artigo reunimos as principais referências do setor e como transformar essas regras em decisões práticas de viagem, hospedagem e programação.

As referências que orientam o setor

Três referências aparecem com frequência quando o assunto é evento com profissionais de saúde no Brasil:

RDC nº 96/2008 da Anvisa: regulamenta a propaganda e a promoção de medicamentos e inclui o patrocínio de eventos e o custeio de participantes entre as práticas reguladas.
Códigos de conduta das associações do setor, como os da Interfarma e do Sindusfarma, que as empresas associadas se comprometem a seguir.
O protocolo de boas práticas firmado entre o Conselho Federal de Medicina (CFM), a Associação Médica Brasileira (AMB), a Sociedade Brasileira de Cardiologia (SBC) e a Interfarma, que trata de congressos e convites a médicos.

Além delas, muitas empresas têm políticas globais mais rígidas, ligadas à matriz. A regra que vale para o seu evento é a mais restritiva entre todas as que se aplicam. Por isso, o primeiro passo é sempre alinhar o briefing com a área de compliance da empresa.

O que a Anvisa exige em eventos científicos

Na RDC nº 96/2008, alguns pontos afetam diretamente o planejamento:

O apoio ou patrocínio a profissionais de saúde para participar de eventos científicos não pode estar condicionado à prescrição, à dispensação ou à propaganda de medicamentos.
O patrocínio de eventos, congressos e simpósios deve ser informado com clareza no ato da inscrição dos participantes e nos anais, quando houver.
Palestrantes com relação com laboratórios devem declarar potencial conflito de interesses, na programação oficial e no início da palestra.
Organizadores de eventos científicos que permitam propaganda de medicamentos devem informar a Anvisa com três meses de antecedência, indicando local, data e categorias profissionais participantes.
O material de propaganda deve ser entregue a participantes com a categoria profissional visível no crachá.

Para a organização, isso se traduz em prazos (o aviso à Anvisa entra no cronograma), em crachás que identificam a categoria profissional e em textos de inscrição que deixam o patrocínio explícito. Como normas podem ser atualizadas, vale confirmar a redação vigente com o jurídico antes de cada evento.

Convites a médicos: o que pode e o que não pode

O protocolo entre CFM, AMB, SBC e Interfarma traz critérios que viram regras de logística:

Despesas permitidas: transporte, refeições, hospedagem e taxa de inscrição cobrada pela organizadora do evento.
Classe de voo: não é admitido o pagamento de passagens de primeira classe.
Datas: as despesas ficam limitadas ao período do evento, podendo incluir o dia anterior e o posterior quando a logística justificar.
Somente o convidado: despesas de familiares e acompanhantes não podem ser pagas.
Local adequado: o ambiente deve ser compatível com a atividade científica, com salas e estrutura para apresentações. Eventos em navios de cruzeiro não são considerados compatíveis com as boas práticas.
Escolha dos convidados: deve seguir critérios objetivos, e não apenas comerciais.
Documentação: comprovantes das despesas feitas em favor do médico devem ficar arquivados.

Como a logística apoia o compliance

Uma operação bem desenhada evita que as exceções aconteçam por improviso:

Passagens nominais e em classe definida: a emissão segue a classe aprovada, sem upgrade pago pela empresa, e sem trechos que não tenham relação com o evento.
Datas travadas no sistema: check-in e check-out alinhados à programação; extensões por conta do participante são reservadas e faturadas à parte, diretamente para ele.
Acompanhantes fora da conta da empresa: se o convidado levar alguém, passagem, quarto adicional e refeições são cobrados diretamente dele, com documentos separados.
Escolha do hotel e do destino: priorize cidades com boa malha aérea e hotéis com centro de convenções, em vez de destinos conhecidos principalmente pelo lazer.
Programação sem atividades recreativas pagas: passeios, festas e brindes de valor não combinam com a finalidade científica do evento.
Relatório por participante: cada despesa ligada a um convidado, com nota fiscal, valores e datas, pronta para auditoria.

Eventos internos e eventos com profissionais de saúde

Nem todo evento da indústria envolve médicos. Convenções de vendas, kick-offs e treinamentos de propagandistas são eventos internos e seguem a política da empresa como qualquer outro encontro corporativo. O cuidado é não misturar os públicos: quando um evento interno recebe profissionais de saúde como palestrantes ou convidados, as regras do setor passam a valer para eles, inclusive a contratação formal, a declaração de conflito de interesses e o limite nas despesas.

Também vale atenção a eventos internacionais. Congressos no exterior costumam envolver regras do país anfitrião e da matriz da empresa, além das brasileiras, e normalmente exigem aprovação com mais antecedência.

Eventos da indústria farmacêutica com a ArrowTur

Na ArrowTur, organizamos a parte de viagens e logística de eventos seguindo as regras de compliance que o cliente define: emissão de passagens na classe aprovada, hospedagem limitada às datas do evento, cobrança separada de extensões e acompanhantes, transfers, controle de inscrições e relatório de despesas por participante, com os documentos fiscais organizados para auditoria. Atendemos de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário, inclusive durante o evento.

Conheça a nossa área de eventos corporativos e fale com o time comercial pelo WhatsApp ou pelo telefone (11) 5189-4120.

Perguntas frequentes

A indústria pode pagar a viagem de um médico para um congresso?

Pelas referências do setor, pode custear transporte, refeições, hospedagem e inscrição, sem condicionar o convite à prescrição e sem pagar despesas de acompanhantes. A política da própria empresa pode ser mais restritiva.

O evento pode acontecer em um resort?

O local precisa ser adequado à atividade científica, com salas e estrutura para o conteúdo. Destinos e hotéis escolhidos pelo lazer tendem a ser barrados pelo compliance.

Quanto tempo antes devo começar a planejar?

Para eventos científicos com propaganda de medicamentos, a Anvisa deve ser informada com três meses de antecedência. Na prática, comece pelo menos quatro a seis meses antes, para incluir as aprovações internas.