Segurança da informação em viagens a trabalho: guia prático

Quem viaja a trabalho leva junto muito mais do que a mala. No notebook e no celular estão e-mails, propostas, planilhas financeiras, dados de clientes e acessos aos sistemas da empresa. Fora do escritório, essas informações ficam expostas a riscos que a rotina não tem: redes de wi-fi desconhecidas, equipamentos esquecidos em táxis, conversas ouvidas em salas de embarque e telas visíveis para quem está no assento ao lado.

Na ArrowTur, que cuida de viagens corporativas desde 1989, vemos que a segurança da informação em viagens raramente falha por um ataque sofisticado. Na maior parte das vezes, o problema nasce de um descuido simples que poderia ter sido evitado com algumas regras claras. Este guia reúne o que a empresa e o viajante podem fazer antes, durante e depois da viagem.

Por que a viagem aumenta o risco

No escritório, a rede é controlada, os equipamentos ficam em um ambiente conhecido e há um time de TI por perto. Na viagem, tudo isso muda ao mesmo tempo. O colaborador conecta o notebook em redes de hotéis, aeroportos e cafés, trabalha em lugares cheios de gente, carrega o equipamento em vários deslocamentos por dia e, muitas vezes, está cansado e com pressa. É nesse contexto que um aparelho fica para trás ou que um documento é aberto em uma rede pouco confiável.

Além do prejuízo direto, a perda de dados pode ter impacto legal. Informações pessoais de clientes e colaboradores são protegidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e a empresa responde pelo cuidado com elas, inclusive quando estão em um notebook dentro de um quarto de hotel.

Antes da viagem: prepare os equipamentos

A melhor proteção começa antes do embarque. Vale combinar com a área de TI um pequeno checklist para quem viaja:

• Sistema e aplicativos atualizados: instale as atualizações pendentes antes de sair, para não depender de redes externas para isso.
• Criptografia do disco: se o notebook for perdido ou furtado, os arquivos continuam ilegíveis para quem o encontrar.
• Senha forte e bloqueio automático: no notebook e no celular, com bloqueio de tela em poucos minutos sem uso.
• Autenticação em dois fatores: ativada no e-mail e nos sistemas corporativos, de preferência com um aplicativo autenticador.
• Só o necessário: leve no equipamento apenas os arquivos que a viagem exige; o restante pode ficar no armazenamento em nuvem da empresa.
• Backup em dia: se o aparelho sumir, o trabalho não se perde.
• Localização e apagamento remoto: recursos ativados no celular e no notebook para bloquear ou apagar o aparelho à distância.

Para viagens internacionais, vale uma atenção extra. Em alguns países, autoridades de fronteira podem pedir para inspecionar aparelhos eletrônicos. Oriente o viajante a seguir a política da empresa e a levar o mínimo de informação sensível armazenada localmente.

Wi-fi público, carregadores e outras armadilhas

A rede de wi-fi do hotel ou do aeroporto é útil, mas não é segura por padrão. Qualquer pessoa conectada à mesma rede pode tentar interceptar o tráfego, e redes falsas com nomes parecidos com os oficiais são uma armadilha conhecida.

• Use a VPN corporativa sempre que se conectar fora da rede da empresa.
• Prefira o roteamento do próprio celular a redes abertas quando for acessar sistemas sensíveis.
• Confirme o nome da rede com a recepção do hotel antes de se conectar.
• Desative a conexão automática a redes abertas e o compartilhamento de arquivos.
• Evite portas USB públicas para carregar o celular; use o seu carregador na tomada ou um carregador portátil.
• Não use computadores compartilhados do business center para acessar e-mail ou sistemas da empresa.

Durante a viagem: cuidado com o que está à vista

Boa parte dos vazamentos acontece sem nenhuma tecnologia envolvida. Uma ligação feita em voz alta na sala de embarque, uma apresentação aberta no avião ou um crachá pendurado no pescoço em público já entregam muita informação.

• Filtro de privacidade na tela do notebook, que impede a leitura por quem está ao lado.
• Conversas sobre clientes, valores e estratégias em locais reservados, não em restaurantes, táxis ou filas.
• Equipamento sempre com você: notebook na bagagem de mão, nunca despachado, e nunca esquecido no carro ou na mesa do café.
• No hotel, use o cofre do quarto quando o equipamento couber nele e não deixe documentos impressos sobre a mesa.
• Bloqueie a tela sempre que se levantar, mesmo que seja por um minuto.

Dados do viajante também precisam de proteção

A segurança da informação em viagens não se limita aos arquivos do notebook. O próprio processo de viagem movimenta dados pessoais: nome completo, documentos, data de nascimento, telefone, cartão corporativo e itinerário. Esses dados passam pela empresa, pela agência, pelas companhias aéreas e pelos hotéis.

Alguns cuidados simples ajudam: centralizar as reservas em um canal oficial, em vez de trocar cópias de passaporte por e-mail ou mensagens; limitar quem tem acesso ao cadastro dos viajantes; e não divulgar itinerários de executivos em redes sociais ou em listas amplas de e-mail. Ferramentas de reserva com cadastro protegido por login reduzem a circulação de documentos soltos.

Se algo der errado: o que fazer

Mesmo com todos os cuidados, incidentes acontecem. O que define o tamanho do prejuízo é a velocidade da resposta. A política de viagens deve deixar claro:

• A quem avisar imediatamente em caso de perda, furto ou suspeita de acesso indevido, com um contato de TI que funcione fora do horário comercial.
• Que senhas trocar e como bloquear ou apagar o aparelho remotamente.
• Como registrar a ocorrência no local, quando houver furto.
• Como seguir trabalhando: acesso a um equipamento reserva ou a sistemas pela nuvem para o restante da viagem.

Depois da viagem, vale um momento rápido de revisão: apagar arquivos baixados que não são mais necessários, conferir acessos estranhos nas contas e, se houve incidente, registrar o que aconteceu para ajustar a política.

Segurança da informação em viagens com a ArrowTur

A ArrowTur ajuda a reduzir a circulação de dados dos viajantes: as reservas ficam centralizadas no self booking, com cadastro protegido por login, a política de viagens aplicada no sistema e aprovações registradas, sem troca de cópias de documentos por e-mail. Nossa equipe acompanha os viajantes de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário, inclusive para remarcar voos quando um imprevisto obriga a mudar os planos. Conheça nossa solução de viagem corporativa ou cadastre sua empresa.

Para falar com o comercial, ligue para (11) 5189-4120 ou chame no WhatsApp.

Leia também: Duty of care: como cuidar da segurança dos colaboradores em viagem.

Perguntas frequentes

É seguro usar o wi-fi do hotel para trabalhar?

Para tarefas simples, sim, desde que com a VPN da empresa ativada. Para acessar sistemas sensíveis, o roteamento do próprio celular costuma ser mais seguro do que uma rede aberta.

O que fazer se o notebook da empresa for perdido em viagem?

Avise a TI imediatamente, troque as senhas principais e peça o bloqueio ou apagamento remoto do equipamento. Em caso de furto, registre a ocorrência no local.

A política de viagens deve tratar de segurança da informação?

Sim. Basta uma seção curta com o checklist de equipamentos, as regras de uso de redes e o contato para incidentes. O importante é que o viajante conheça as regras antes de embarcar.