Feira de negócios: como levar a equipe e aproveitar

Participar de uma feira de negócios é uma das formas mais diretas de encontrar clientes, conhecer fornecedores e acompanhar o mercado em poucos dias. Mas o resultado depende de muito trabalho antes do evento: estande pronto, equipe no lugar certo, agenda de reuniões marcada e uma logística que não consuma a atenção de quem deveria estar vendendo.

Na ArrowTur, que organiza viagens e eventos corporativos desde 1989, sabemos que a semana de uma grande feira muda a cidade: hotéis lotam, tarifas sobem e o trânsito até o pavilhão fica mais lento. Neste guia, reunimos o que planejar para levar a equipe e aproveitar o evento, seja como expositor, seja como visitante.

Defina o objetivo antes de reservar qualquer coisa

Expor e visitar são decisões diferentes, com custos diferentes. Antes de fechar o estande ou comprar passagens, responda:

Para que a empresa vai à feira: gerar contatos, fechar vendas, lançar um produto, encontrar fornecedores ou fortalecer a marca no setor.
Quem precisa estar lá: vendedores, técnicos para demonstração, diretoria para reuniões estratégicas.
Como o resultado será medido: número de contatos qualificados, reuniões realizadas, propostas enviadas depois do evento.

Com o objetivo claro, fica mais fácil decidir o tamanho da equipe, quantos dias cada pessoa fica e qual orçamento faz sentido.

Calendário e prazos: comece cedo

As feiras mais procuradas vendem espaço com muitos meses de antecedência, e a hospedagem perto do pavilhão segue o mesmo ritmo. Um cronograma de referência:

De 6 a 12 meses antes: escolha da feira, contratação do espaço e definição do orçamento.
De 3 a 6 meses antes: reserva de hotel, projeto do estande, definição da equipe e compra das passagens das viagens já confirmadas.
De 1 a 2 meses antes: credenciamento, agenda de reuniões com clientes, envio de material e transporte local.
Na semana do evento: confirmação final de voos, quartos e transfers, e roteiro de cada pessoa.

Nas datas de grandes feiras, deixar hotel e passagem para a última hora costuma significar pagar mais caro e ficar longe do evento.

Hospedagem e deslocamento da equipe

Onde ficar

A escolha do hotel deve considerar o tempo real de deslocamento até o pavilhão no horário de pico, e não só a distância no mapa. Em cidades grandes, um hotel um pouco mais caro e próximo pode economizar horas de trânsito e táxi. Para equipes, concentrar todos no mesmo hotel facilita reuniões no início e no fim do dia.

Bloqueio de quartos

Quando a equipe é grande, o bloqueio de quartos garante disponibilidade e tarifa. Atenção às condições: prazo para informar os nomes, data limite para liberar quartos sem multa e política de cancelamento. Equipes de montagem costumam chegar antes e precisam de datas diferentes das do time comercial.

Passagens e transporte local

Escalone as chegadas: montagem, equipe de estande e diretoria raramente viajam nos mesmos dias. Para o deslocamento diário, avalie transfer contratado para o grupo, sobretudo quando o pavilhão fica longe da região dos hotéis ou quando a equipe precisa chegar antes da abertura.

Organização do estande e da agenda

Uma equipe bem distribuída rende mais do que uma equipe grande:

Escala de turnos: ninguém rende bem em pé por dez horas seguidas. Defina horários de estande, de reuniões e de pausa.
Reuniões marcadas antes: avise clientes e potenciais clientes com antecedência e agende horários no estande ou fora dele.
Material e equipamentos: o que vai por transportadora e o que vai com a equipe precisa estar definido; volumes grandes na bagagem saem caros.
Registro dos contatos: combine como cada contato será anotado e quem fará o retorno depois da feira.

Visitar a feira também pede plano

Para quem vai como visitante, o risco é passar o dia andando sem objetivo. Antes da viagem, faça o credenciamento, consulte a lista de expositores, marque reuniões com os fornecedores mais importantes e reserve tempo para palestras e lançamentos. Muitas vezes, um ou dois dias bem planejados valem mais do que a semana inteira no pavilhão.

Depois da feira: o resultado aparece no retorno

O trabalho não termina quando o pavilhão fecha. Nos dias seguintes:

faça contato com os leads enquanto a conversa ainda está fresca;
compare o resultado com o objetivo definido no início;
some todos os custos, incluindo passagens, hotéis, transporte e diárias;
registre o que funcionou e o que mudar na próxima edição.

Feiras de negócios com a ArrowTur

Na ArrowTur, cuidamos da parte de viagem da feira para que a equipe se concentre no evento: passagens com chegadas escalonadas, bloqueio de quartos perto do pavilhão, transfers para o grupo, roteiro individual para cada participante e relatório de custos ao final. Atendemos expositores e visitantes, em feiras no Brasil e no exterior, de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário.

Conheça o nosso trabalho com eventos corporativos, fale com o time comercial pelo WhatsApp ou pelo telefone (11) 5189-4120.

Perguntas frequentes

Com quanta antecedência reservar hotel para uma feira?

Para grandes feiras, o ideal é reservar de 3 a 6 meses antes. Perto da data, os hotéis próximos ao pavilhão costumam estar lotados ou com tarifas mais altas.

Vale a pena fazer bloqueio de quartos?

Para equipes maiores, sim: o bloqueio garante disponibilidade e tarifa. Confira o prazo para informar os nomes e a data limite para liberar quartos sem multa.

Quantas pessoas levar para o estande?

Depende do tamanho do estande e do objetivo. O mais importante é ter uma escala de turnos, para que sempre haja alguém disponível sem cansar a equipe.