Seguridad de las mujeres en viajes de trabajo: guía para empresas

Las mujeres viajan por trabajo todos los días: para visitar clientes, dictar capacitaciones, participar en ferias y cerrar negocios en otras ciudades y países. En la mayoría de los casos, todo sale bien. Pero quien viaja sabe que algunas situaciones requieren atención adicional, como llegar tarde a una ciudad desconocida, tomar sola un auto de aplicación por la noche o alojarse en un hotel donde cualquiera puede llegar a los pasillos de las habitaciones.

Desde 1989, ArrowTur organiza viajes corporativos para empresas de diversos sectores, y la experiencia muestra que la seguridad de las mujeres en los viajes de trabajo no depende solo de cuidados individuales. Comienza en la política de la empresa, pasa por la elección de vuelos, hoteles y transporte, y termina en una atención que responde rápido cuando algo se sale del plan. En esta guía reunimos prácticas concretas para empresas y viajeras.

Por qué la empresa debe tratar el tema en la política de viajes

La empresa tiene el deber de cuidar a quien viaja a su servicio, el llamado duty of care. Esto vale para todos los colaboradores, pero algunos riesgos afectan más a las mujeres, como el acoso, los acercamientos no deseados y la inseguridad en los traslados nocturnos. Ignorar el tema es dejar que cada viajera resuelva sola cuestiones que la empresa podría prevenir con reglas simples.

En la práctica, tratar la seguridad de las mujeres en la política de viajes significa:

• Autorizar opciones más seguras aunque cuesten un poco más, como un hotel mejor ubicado o un traslado en lugar de la aplicación por la noche.
• Escuchar a la viajera: si no se siente segura con una reserva, debe poder pedir el cambio sin tener que justificarlo en detalle.
• Definir un canal de apoyo para emergencias, con contactos que funcionen fuera del horario de oficina.
• Orientar a los gerentes para que agendas y reservas tengan en cuenta estos cuidados desde el inicio.

Elección del hotel: ubicación y estructura

El hotel es donde la viajera pasa más horas sola, por eso la elección merece atención. Algunos criterios que ayudan:

• Ubicación: prefiera zonas concurridas, cerca del lugar de las reuniones, con restaurantes y comercios alrededor, para evitar traslados largos de noche.
• Recepción siempre abierta y control de acceso: los ascensores con tarjeta y la entrada vigilada reducen el acceso de extraños a los pisos de las habitaciones.
• Piso de la habitación: las habitaciones en pisos intermedios, lejos de escaleras de servicio y salidas laterales, suelen ser más seguras. La agencia puede registrar este pedido en la reserva.
• Discreción en la recepción: el número de habitación no debe decirse en voz alta en el check-in. Si eso ocurre, la viajera puede pedir otra habitación.
• Opiniones de otras huéspedes: los comentarios recientes sobre seguridad y atención dicen mucho del hotel.

Los hoteles con tarifa negociada por la empresa o por la agencia tienen una ventaja adicional: ya fueron evaluados y suelen ser usados con frecuencia por otros viajeros corporativos.

Vuelos y horarios de llegada

El horario del vuelo pesa mucho en la seguridad. Llegar a medianoche a una ciudad desconocida y todavía necesitar transporte al hotel es muy distinto de llegar al final de la tarde. Siempre que la agenda lo permita, conviene:

• Elegir vuelos que lleguen con luz del día o al comienzo de la noche.
• Evitar conexiones largas de madrugada en aeropuertos con poco movimiento.
• Reservar tarifas que permitan cambios, para que la viajera no tenga que quedarse más tiempo del que desea si cambia la agenda.
• Dejar el itinerario completo con la empresa y con una persona de confianza.

Transporte terrestre: traslado, taxi o aplicación

El trayecto entre aeropuerto, hotel y reuniones es uno de los momentos más sensibles del viaje. Para llegadas nocturnas o ciudades que la viajera no conoce, el traslado reservado con anticipación suele ser la opción más tranquila: el conductor está identificado, el recorrido está acordado y no hay negociación a la salida del aeropuerto.

Cuando se use una aplicación de transporte, algunas prácticas simples ayudan: verificar la placa y el nombre del conductor antes de subir, sentarse en el asiento trasero, compartir el viaje en tiempo real con alguien de confianza y evitar dar datos personales durante el trayecto. Los taxis deben tomarse en paradas oficiales, nunca con conductores que abordan a los pasajeros en el hall del aeropuerto.

La política de la empresa puede dejar claro que, de noche, el traslado está autorizado aunque cueste más que la aplicación.

Comunicación y plan de emergencia

Saber a quién llamar cuando algo sale mal es parte de la seguridad. Antes de viajar, la colaboradora debe tener:

• El contacto de su jefe directo y de una persona de Recursos Humanos o seguridad de la empresa.
• El contacto de la agencia de viajes, con atención de emergencia fuera del horario de oficina.
• Los números locales de emergencia y, en viajes internacionales, el contacto del consulado de su país.
• El seguro de viaje con el teléfono de la central de asistencia, cuando corresponda.

Acordar avisos simples, como un mensaje al llegar al hotel, ayuda a la empresa a saber que todo está bien sin invadir la privacidad de la viajera.

Viajes internacionales: atención redoblada

En los viajes al exterior, conviene investigar antes las costumbres locales, las zonas recomendadas para hospedarse y las orientaciones de seguridad del destino. El Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil publica recomendaciones para brasileños en el exterior en su Portal Consular (en portugués); viajeras de otros países pueden consultar el sitio de su propia cancillería. En algunos países, las normas de vestimenta y de comportamiento en público son diferentes, y conocerlas evita situaciones incómodas. Lleve copias digitales de los documentos y guarde el pasaporte en un lugar seguro.

Seguridad de las mujeres en viajes de trabajo con ArrowTur

ArrowTur ayuda a las empresas a incluir la seguridad de las viajeras en la rutina: recomendamos hoteles bien ubicados y con tarifa negociada, registramos pedidos como el piso de la habitación, priorizamos vuelos en horarios adecuados y reservamos traslados para llegadas nocturnas. Con el self booking (herramienta de autorreserva), la política de la empresa aparece en el momento de la reserva, y la viajera cuenta con nuestro equipo de lunes a viernes, de 7 a 19 horas (hora de Brasilia), con guardia de emergencia fuera de ese horario para cambios e imprevistos. Conozca nuestra solución de viajes corporativos o registre su empresa.

Para hablar con el área comercial, llame al +55 11 5189-4120 o escríbanos por WhatsApp.

Lea también: Duty of care: cómo cuidar la seguridad de los colaboradores en viaje.

Preguntas frecuentes

¿La empresa puede autorizar un hotel más caro por seguridad?

Sí, y es recomendable que la política de viajes prevea esa excepción. Una pequeña diferencia en la tarifa por noche suele valer la tranquilidad de la viajera y reduce el riesgo de problemas mayores.

Traslado o aplicación: ¿qué es más seguro de noche?

Para llegadas nocturnas y ciudades desconocidas, el traslado reservado con anticipación suele ser la opción más segura, porque el conductor y el recorrido se definen antes del viaje.

¿Qué hacer si la viajera se siente insegura en el hotel?

Debe pedir el cambio de habitación en la recepción o contactar a la agencia para cambiar de hotel. La política de la empresa debe dejar claro que ese cambio está permitido.