Aluguel de carro corporativo: o que considerar na locação

Em muitas viagens a trabalho, o carro alugado é o que torna a agenda possível: visitas a várias cidades do interior, uma planta industrial longe do aeroporto, um cliente em uma região com pouca oferta de transporte. Só que, tratado como detalhe, o aluguel de carro corporativo costuma gerar surpresas: categoria acima do necessário, proteção contratada no balcão, combustível cobrado na devolução e multa que chega meses depois.

Na ArrowTur, que cuida de viagens corporativas desde 1989, vemos que a locação funciona bem quando a empresa define as regras antes da viagem, e não quando o colaborador precisa decidir tudo diante do atendente. Este guia reúne o que vale considerar para alugar melhor e com menos risco.

Quando o carro alugado faz sentido

O carro não é a resposta para toda viagem. Em uma reunião única no centro de uma capital, com estacionamento caro e trânsito pesado, transfer ou aplicativo costumam sair mais em conta. A locação tende a compensar nestes casos:

• roteiros com várias paradas no mesmo dia, em especial em cidades próximas;
• destinos com pouca oferta de transporte, como áreas rurais e distritos industriais;
• duas ou mais pessoas viajando juntas, o que dilui o custo;
• transporte de amostras, ferramentas ou equipamentos;
• estadias mais longas, em que muitas corridas somadas superam o valor da diária.

Uma comparação simples ajuda: some diária, proteção, combustível, estacionamento e pedágios, e coloque ao lado do custo estimado das corridas. Para trechos longos, inclua também o tempo de direção. Quatro horas ao volante são quatro horas sem trabalhar e com mais cansaço, e às vezes um voo ou um ônibus resolve melhor.

Categoria: defina na política, não no balcão

O ideal é a política de viagens indicar a categoria padrão e quando há exceção. Muitas empresas adotam o carro econômico ou compacto para uma pessoa, um intermediário para duas ou três, e um SUV ou picape quando há estrada de terra ou carga. Também vale definir a regra para câmbio automático e para os upgrades oferecidos na retirada: se houver custo adicional, quem autoriza?

Na hora de escolher, considere bagagem, número de passageiros, tipo de estrada e distância. Uma categoria barata demais pode não servir para o trajeto e acabar trocada no balcão por um preço pior do que o de uma reserva bem feita desde o início.

Proteções e seguro: o ponto que mais gera dúvida

As proteções variam de locadora para locadora, assim como os valores de franquia (a parte do prejuízo que fica com o cliente em caso de dano) e as situações excluídas. Antes de fechar a reserva, confirme:

• Danos ao veículo e roubo: o que está coberto e qual é a franquia.
• Danos a terceiros: se a cobertura está incluída e qual é o limite.
• Exclusões: vidros, pneus, estradas não pavimentadas e uso por condutor não registrado costumam ter regras próprias.
• Condutores adicionais: quem mais pode dirigir precisa constar no contrato.

Combine com a empresa qual pacote é o padrão, para que o colaborador não precise decidir sozinho na retirada nem aceite coberturas duplicadas. Vale conferir também se a empresa já tem algum seguro ou benefício de cartão que se aplique, sempre lendo as condições: nem tudo que parece equivalente cobre a mesma coisa.

Retirada e devolução sem surpresas

Boa parte das cobranças indevidas nasce de falta de registro. Oriente quem viaja a seguir uma rotina simples:

• na retirada, conferir a CNH válida e o meio de garantia exigido pela locadora, com antecedência, para evitar problema de limite no cartão;
• antes de sair, fotografar o carro por todos os lados, o painel e o nível de combustível;
• registrar no contrato qualquer avaria encontrada;
• combinar a política de combustível e devolver o carro conforme o combinado;
• respeitar o horário de devolução, porque atrasos podem gerar cobrança de diária extra;
• guardar o contrato e o recibo de encerramento, e fotografar o carro de novo na entrega.

Se a devolução for em cidade diferente da retirada, confirme a taxa com antecedência: ela pode alterar bastante o custo total da locação.

Multas, pedágios e despesas depois da viagem

As infrações cometidas durante a locação chegam tempos depois, e a locadora costuma repassá-las ao cliente. Por isso, a política precisa dizer quem responde por multa de trânsito (em geral, quem cometeu a infração) e como será feita a identificação do condutor. Guarde por um bom período o registro de quem estava com qual carro em cada data: sem essa informação, a empresa perde tempo e pode perder prazos.

Pedágios e estacionamento também merecem regra clara: pergunte se o carro tem etiqueta de pagamento automático e como as passagens serão cobradas, e defina quais comprovantes devem entrar na prestação de contas. Em viagens a trabalho, alinhe ainda a questão do uso pessoal, como desvios de roteiro e fins de semana, para evitar conflito depois.

Segurança e cuidados com o condutor

Dirigir a trabalho é um risco que a empresa deve considerar no dever de cuidado com o colaborador. Evite agendas que obriguem a pegar a estrada logo depois de um voo noturno ou de um dia inteiro de reuniões, limite os trechos muito longos em um só dia e, para rotas desconhecidas, prefira viajar durante o dia. Quem não dirige com frequência ou não se sente seguro não deveria ser obrigado a conduzir: motorista ou transfer podem ser a escolha certa.

No exterior, as regras mudam. Alguns países exigem a Permissão Internacional para Dirigir, além da CNH, e as locadoras têm regras próprias sobre idade mínima e documentos. Confirme tudo antes de viajar, com a agência e com a própria locadora.

Aluguel de carro corporativo com a ArrowTur

A ArrowTur reserva carros no Brasil e no exterior com locadoras nacionais e internacionais, aplicando acordos comerciais quando disponíveis e as regras de categoria da sua política. As reservas podem ser feitas pela equipe ou pelo self booking, com fluxo de aprovação, e aparecem nos relatórios por centro de custo e por fornecedor. Dependendo do formato contratado, a locação pode ser faturada e sem caução. Saiba mais sobre nossa gestão de viagens corporativas.

Nossa equipe atende de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário. Para falar com o comercial, ligue para (11) 5189-4120, chame no WhatsApp ou acesse a página Fale Conosco.

Leia também: Política de viagens corporativas: o que incluir e como criar.

Perguntas frequentes

Vale a pena contratar todas as proteções oferecidas?

Nem sempre. O melhor é definir um pacote padrão com a empresa, verificando franquia, danos a terceiros e exclusões, e evitar coberturas duplicadas contratadas na hora.

Quem paga a multa de trânsito recebida durante a locação?

Depende da política da empresa, mas o mais comum é que o condutor responda pela infração. O importante é deixar a regra escrita e manter o registro de quem usava o carro em cada data.

Outro colaborador pode dirigir o carro alugado?

Sim, desde que esteja registrado no contrato como condutor adicional. Dirigir sem esse registro pode comprometer a cobertura em caso de acidente.