Viagens corporativas em feriados e alta temporada: como planejar

Carnaval, férias de julho, fim de ano e feriados prolongados mudam completamente o cenário das viagens a trabalho. Os voos lotam, os hotéis sobem de preço, os aeroportos ficam cheios e a margem para imprevistos diminui. Quem precisa viajar nessas datas, ou logo antes e depois delas, sente o efeito no orçamento e na agenda.

A boa notícia é que boa parte desse impacto pode ser prevista. Na ArrowTur, que cuida de viagens corporativas desde 1989, vemos que as empresas que passam bem pela alta temporada são as que olham o calendário com antecedência e combinam regras simples com o viajante e com o gestor. Abaixo, um roteiro prático para planejar as viagens corporativas em feriados e períodos de alta demanda.

Conheça os períodos de pico que afetam a sua empresa

Alta temporada não é só dezembro e janeiro. Para viagens a trabalho, vale mapear todos os momentos em que a demanda por voos e hotéis cresce:

Feriados prolongados: quando o feriado cai perto do fim de semana, a procura por voos na véspera e no retorno aumenta muito.
Carnaval: cidades como Salvador, Recife, Rio de Janeiro e Florianópolis ficam caras e cheias; em outras, o comércio e os escritórios param.
Férias escolares: julho e o período de dezembro a fevereiro elevam a ocupação em destinos turísticos e nos voos que saem das capitais.
Grandes eventos e feiras: uma feira importante, um congresso ou um show pode esgotar os hotéis de uma região inteira, mesmo fora das férias.
Datas locais: feriados estaduais e municipais da cidade de destino podem fechar o cliente que o viajante vai visitar.

Cruzar esse mapa com a agenda comercial e operacional da empresa já mostra onde estão os riscos do ano.

Antecedência: a principal ferramenta nos períodos de alta

Em datas de pico, as tarifas mais baratas de cada voo acabam primeiro, e os hotéis bem localizados lotam cedo. Por isso, a antecedência que a política de viagens pede no dia a dia costuma não bastar. Algumas práticas ajudam:

Identificar as viagens já previstas para feriados e férias e emitir assim que a agenda estiver confirmada.
Para eventos, convenções e visitas recorrentes, reservar hotel com tarifa flexível logo no início do planejamento, mesmo antes de definir todos os nomes.
Evitar deixar para a última semana as viagens de volta, que costumam ser as mais disputadas em feriados.

Quando a data ainda pode mudar, uma tarifa um pouco mais cara com remarcação facilitada pode sair mais barata do que perder a passagem ou pagar uma multa alta depois.

Ajuste datas e horários sempre que a agenda permitir

Nem toda reunião precisa acontecer na véspera de um feriado. Um dia de diferença pode mudar bastante o preço e o conforto da viagem:

Prefira não viajar no fim da tarde anterior ao feriado nem no último dia antes do retorno geral.
Considere voos no início da manhã ou em horários menos procurados.
Se o compromisso é flexível, avalie antecipar ou adiar a viagem para a semana anterior ou seguinte.
Verifique se o cliente ou fornecedor estará funcionando na data: viajar para encontrar um escritório fechado é o custo mais fácil de evitar.

Hospedagem e deslocamento em cidades lotadas

Na alta temporada, o hotel de sempre pode estar sem quartos ou com tarifa muito acima do acordo. Vale ter alternativas próximas já avaliadas e confirmar se a tarifa negociada da empresa vale nessas datas, porque muitos acordos têm períodos de exceção.

Atenção também ao deslocamento em terra. Em feriados, o trânsito até os aeroportos aumenta, as filas de check-in e de segurança ficam maiores e os carros de aluguel podem acabar. Recomende ao viajante chegar mais cedo ao aeroporto, reservar transfer ou carro com antecedência e considerar o tempo extra na agenda.

Regras claras na política de viagens

A política de viagens é o lugar certo para tratar esses períodos, sem depender de decisões caso a caso. Alguns pontos que costumam funcionar:

Antecedência maior para viagens marcadas em feriados e férias conhecidos.
Teto de tarifa ajustado para datas de pico, para que a aprovação não trave por um limite que só vale fora da alta temporada.
Critério para viagem em feriado: quando ela é necessária, quem aprova e como o colaborador é compensado, de acordo com as regras trabalhistas da empresa.
Orientação sobre estender a estadia por conta própria no feriado, com a separação clara do que a empresa paga e do que é pessoal.

Atendimento e imprevistos fora do horário comercial

Feriado é quando os imprevistos mais incomodam: voo cancelado com o aeroporto cheio, hotel sem o quarto reservado, reunião remarcada em cima da hora. O viajante precisa saber a quem recorrer quando o escritório da empresa está fechado. Garanta que ele tenha os contatos de atendimento, o localizador das reservas e as orientações básicas antes de embarcar.

Viagens corporativas em feriados com a ArrowTur

A ArrowTur ajuda a sua empresa a atravessar os períodos de alta com menos custo e menos susto: analisamos o calendário de viagens previstas, antecipamos emissões e reservas de hotel, buscamos alternativas de datas e horários, aplicamos a política de viagens e os acordos tarifários da empresa e acompanhamos o viajante durante a viagem. Nossa equipe atende de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário, inclusive em feriados.

Conheça nossa solução de viagem corporativa ou fale com a gente. Para falar com o comercial, ligue para (11) 5189-4120 ou chame no WhatsApp.

Perguntas frequentes

Com quanta antecedência comprar passagens para viajar em feriados?

O ideal é emitir assim que a viagem for confirmada. Em feriados prolongados e férias, as tarifas mais baratas e os horários mais procurados costumam se esgotar antes do que em datas comuns.

Vale pagar mais por uma tarifa flexível na alta temporada?

Quando a agenda ainda pode mudar, geralmente sim. Remarcar uma tarifa restrita em data de pico pode custar mais do que a diferença paga por uma tarifa com remarcação facilitada.

A tarifa negociada com o hotel vale em feriados?

Depende do acordo. Muitos contratos têm datas de exceção em grandes eventos e feriados, por isso vale confirmar com antecedência e ter opções próximas avaliadas.