Viajes corporativos en feriados y temporada alta: cómo planificar

El Carnaval, las vacaciones escolares de julio, las fiestas de fin de año y los fines de semana largos cambian por completo el escenario de los viajes de negocios en Brasil. Los vuelos se llenan, las tarifas de hotel suben, los aeropuertos se congestionan y el margen para imprevistos se reduce. Quien necesita viajar en esas fechas, o justo antes o después de ellas, lo nota en el presupuesto y en la agenda.

La buena noticia es que gran parte de ese impacto se puede prever. En ArrowTur, que gestiona viajes corporativos desde 1989, vemos que las empresas que atraviesan bien la temporada alta son las que revisan el calendario con anticipación y acuerdan reglas simples con el viajero y con el gestor. A continuación, una guía práctica para planificar los viajes corporativos en feriados y períodos de alta demanda.

Conozca los períodos de mayor demanda que afectan a su empresa

La temporada alta no es solo diciembre y enero. Para los viajes de negocios, conviene identificar todos los momentos en que crece la demanda de vuelos y hoteles:

• Feriados largos: cuando el feriado cae cerca del fin de semana, la demanda de vuelos en la víspera y en el regreso aumenta mucho.
• Carnaval: ciudades como Salvador, Recife, Río de Janeiro y Florianópolis se vuelven caras y concurridas; en otras, el comercio y las oficinas se detienen.
• Vacaciones escolares: julio y el período de diciembre a febrero elevan la ocupación en destinos turísticos y en los vuelos que salen de las capitales.
• Grandes eventos y ferias: una feria importante, un congreso o un concierto puede agotar los hoteles de toda una zona, incluso fuera de las vacaciones.
• Fechas locales: los feriados estatales y municipales de la ciudad de destino pueden cerrar justamente al cliente que el viajero va a visitar.

Cruzar este mapa con la agenda comercial y operativa de la empresa ya muestra dónde están los riesgos del año.

Anticipación: la principal herramienta en temporada alta

En fechas de alta demanda, las tarifas más económicas de cada vuelo se agotan primero y los hoteles bien ubicados se llenan pronto. Por eso, la anticipación que exige la política de viajes en un día normal muchas veces no alcanza. Algunas prácticas ayudan:

• Identificar los viajes ya previstos para feriados y vacaciones y emitirlos en cuanto la agenda esté confirmada.
• Para eventos, convenciones y visitas recurrentes, reservar hotel con tarifa flexible al inicio de la planificación, incluso antes de definir todos los nombres.
• No dejar para la última semana los viajes de regreso, que suelen ser los más disputados en los feriados.

Cuando la fecha todavía puede cambiar, una tarifa un poco más cara con cambios más sencillos puede resultar más barata que perder el boleto o pagar una penalidad alta después.

Ajuste fechas y horarios siempre que la agenda lo permita

No toda reunión necesita realizarse en la víspera de un feriado. Un día de diferencia puede cambiar bastante el precio y la comodidad del viaje:

• Evite volar al final de la tarde anterior al feriado o el último día antes del regreso general.
• Considere vuelos temprano por la mañana o en horarios menos solicitados.
• Si el compromiso es flexible, evalúe adelantar o postergar el viaje a la semana anterior o siguiente.
• Verifique que el cliente o proveedor esté trabajando en esa fecha: viajar para encontrar una oficina cerrada es el costo más fácil de evitar.

Hospedaje y traslados en ciudades llenas

En temporada alta, el hotel de siempre puede no tener habitaciones o cobrar muy por encima del acuerdo. Conviene tener alternativas cercanas ya evaluadas y confirmar si la tarifa negociada de la empresa aplica en esas fechas, porque muchos acuerdos tienen períodos de excepción.

También hay que prestar atención a los traslados terrestres. En los feriados aumenta el tránsito hacia los aeropuertos, las filas de check-in y de seguridad son más largas y los autos de alquiler pueden agotarse. Recomiende al viajero llegar más temprano al aeropuerto, reservar traslado o auto con anticipación y considerar tiempo adicional en la agenda.

Reglas claras en la política de viajes

La política de viajes es el lugar indicado para tratar estos períodos, sin depender de decisiones caso por caso. Algunos puntos que suelen funcionar:

• Mayor anticipación para viajes en feriados y vacaciones conocidos.
• Tope de tarifa ajustado para fechas de alta demanda, para que la aprobación no se trabe por un límite que solo tiene sentido fuera de temporada.
• Criterios para viajar en feriado: cuándo es necesario, quién lo aprueba y cómo se compensa al colaborador, de acuerdo con las normas laborales de la empresa.
• Orientación para extender la estadía por cuenta propia durante el feriado, con una separación clara entre lo que paga la empresa y lo que es personal.

Atención e imprevistos fuera del horario laboral

Los feriados son el momento en que los imprevistos más molestan: un vuelo cancelado con el aeropuerto lleno, un hotel sin la habitación reservada, una reunión reprogramada a último momento. El viajero necesita saber a quién acudir cuando la oficina de la empresa está cerrada. Asegúrese de que tenga los contactos de atención, los códigos de reserva y las orientaciones básicas antes de embarcar.

Viajes corporativos en feriados con ArrowTur

ArrowTur ayuda a su empresa a atravesar la temporada alta con menos costos y menos sorpresas: analizamos el calendario de viajes previstos, adelantamos emisiones y reservas de hotel, buscamos fechas y horarios alternativos, aplicamos la política de viajes y los acuerdos tarifarios de la empresa y acompañamos al viajero durante el viaje. Nuestro equipo atiende de lunes a viernes, de 7 a 19 h (hora de Brasilia), con servicio de emergencia fuera de ese horario, incluso en feriados.

Conozca nuestra solución de viajes corporativos o contáctenos. Para hablar con el equipo comercial, llame al +55 11 5189-4120 o escríbanos por WhatsApp.

Lea también: Anticipación en la compra de pasajes aéreos: guía para empresas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta anticipación comprar pasajes para viajar en feriados?

Lo ideal es emitirlos en cuanto el viaje esté confirmado. En feriados largos y vacaciones, las tarifas más económicas y los horarios más buscados suelen agotarse antes que en fechas comunes.

¿Vale la pena pagar más por una tarifa flexible en temporada alta?

Cuando la agenda todavía puede cambiar, en general sí. Cambiar una tarifa restringida en fecha de alta demanda puede costar más que la diferencia pagada por una tarifa con cambios más sencillos.

¿La tarifa negociada con el hotel aplica en feriados?

Depende del acuerdo. Muchos contratos tienen fechas de excepción en grandes eventos y feriados, por eso conviene confirmarlo con anticipación y tener opciones cercanas evaluadas.