Evento corporativo sustentável: como planejar na prática

Clientes, colaboradores e investidores olham cada vez mais para a forma como as empresas fazem seus eventos. Copos descartáveis aos milhares, comida jogada fora, brindes que ninguém usa e participantes que cruzam o país em voos com várias conexões passam uma mensagem que contradiz qualquer discurso de responsabilidade ambiental. Ao mesmo tempo, muitas medidas sustentáveis também reduzem custos.

Planejar um evento corporativo sustentável não exige transformar tudo de uma vez. Exige escolhas conscientes em cada etapa: local, transporte, alimentação, materiais e fornecedores. Na ArrowTur, que organiza eventos e viagens corporativas desde 1989, vemos que os melhores resultados vêm de metas simples, definidas desde o início e acompanhadas até o pós-evento.

Defina metas desde o planejamento

Sustentabilidade que entra só na última semana vira enfeite. Inclua metas no briefing do evento, junto com orçamento e público. Algumas metas práticas:

Eliminar copos, talheres e garrafas descartáveis.
Reduzir o desperdício de alimentos com base na confirmação real de presença.
Priorizar fornecedores locais.
Diminuir o número de voos com conexão na logística dos participantes.
Trocar materiais impressos por versões digitais.

Quem quiser ir além pode usar como referência a norma internacional ISO 20121, que trata de sistemas de gestão para eventos sustentáveis. A edição atual é de 2024, e a primeira foi publicada em 2012, a tempo dos Jogos Olímpicos de Londres, segundo o comitê da ISO responsável pela norma. Ela não é uma lista de tarefas, e sim um método de gestão; para a maioria dos eventos corporativos, aplicar os princípios já traz bons resultados.

Escolha do destino e do local

O local define boa parte do impacto do evento. Um destino central em relação à origem dos participantes reduz deslocamentos longos e conexões. Para um público concentrado em São Paulo, por exemplo, um hotel no interior do estado acessível por ônibus fretado pode substituir dezenas de passagens aéreas.

Na visita técnica ou na conversa com o local, pergunte:

O hotel ou centro de eventos faz separação e destinação de resíduos?
Há água filtrada para servir em jarras ou dispensadores?
O local tem iluminação natural nas salas e controle de climatização por ambiente?
É possível chegar por transporte coletivo ou fretado?
O espaço é acessível para pessoas com deficiência?

Transporte dos participantes

O deslocamento dos participantes costuma ser a maior fonte de emissões de um evento, principalmente quando há viagens aéreas. Algumas decisões fazem diferença:

Prefira voos diretos sempre que possível: decolagens e pousos concentram boa parte do consumo de combustível.
Para trechos curtos, avalie ônibus fretado em vez de avião.
Organize transfers coletivos entre aeroporto, hotel e local do evento, em vez de deslocamentos individuais por aplicativo.
Concentre chegadas e saídas em poucos horários, para ocupar melhor os veículos.
Para quem não precisa estar presente, ofereça participação online.

Se a empresa quiser medir as emissões, os dados de voos e trechos emitidos pela agência são a base do cálculo. Peça esse relatório já na contratação.

Alimentação sem desperdício

O cardápio é uma das áreas em que o desperdício mais aparece. A primeira medida é ter números confiáveis: confirmações de presença atualizadas permitem pedir a quantidade certa ao bufê. Outras práticas:

Cardápio com ingredientes da estação e de produtores da região.
Opções vegetarianas bem feitas, e não apenas como alternativa de última hora.
Porções menores no coffee break, com reposição conforme o consumo.
Louça, talheres e guardanapos de tecido no lugar de descartáveis.
Combinar com o bufê, antes do evento, o destino de alimentos que sobrarem em boas condições, de acordo com as regras sanitárias.

Materiais, brindes e comunicação

Crachás, pastas, banners e brindes geram muito resíduo depois do evento. Substitua o material impresso por um aplicativo ou uma página com programação, mapas e contatos. Quando o banner for necessário, use peças sem data, que possam ser reaproveitadas em outras edições. Crachás podem ser recolhidos na saída para reutilização dos cordões e porta-crachás.

Nos brindes, menos é mais: um item útil, durável e de produção local é mais lembrado do que um kit cheio de objetos descartáveis. Avalie também oferecer a opção de não receber o brinde.

Fornecedores e pós-evento

Inclua critérios de sustentabilidade na cotação com fornecedores: destinação de resíduos, uso de materiais reutilizáveis, contratação de mão de obra local. Deixe esses pontos por escrito no contrato, para que não se percam na correria da montagem.

Depois do evento, compare o resultado com as metas: quantidade de resíduos, sobras de alimentos, número de voos e transfers, participação online. Registre o que funcionou e o que não funcionou. Esse histórico torna a próxima edição mais fácil de planejar e dá à empresa dados concretos para comunicar, sem exageros.

Evento corporativo sustentável com a ArrowTur

A ArrowTur ajuda a planejar eventos corporativos com menos impacto e sem perder qualidade: escolha de destinos e locais com boa estrutura, logística aérea com prioridade para voos diretos, ônibus fretados e transfers coletivos, negociação com hotéis e fornecedores, controle de inscrições e relatório de trechos aéreos emitidos para quem quer medir emissões. Nossa equipe atende de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário. Conheça nossa área de eventos corporativos e peça uma proposta.

Para falar com o comercial, ligue para (11) 5189-4120 ou chame no WhatsApp.

Perguntas frequentes

Um evento sustentável custa mais caro?

Não necessariamente. Várias medidas, como menos impressos, menos desperdício de comida e transfers coletivos, reduzem custos. Outras podem custar um pouco mais, e o orçamento deve prever isso.

Qual é a principal fonte de emissões de um evento corporativo?

Em geral, o transporte dos participantes, especialmente quando há muitas viagens aéreas. Por isso, a escolha do destino e dos voos tem grande peso.

É preciso ter certificação para chamar o evento de sustentável?

Não. A certificação pela ISO 20121 é voluntária. O importante é ter metas claras, aplicá-las e comunicar os resultados com transparência.