Seguridad de la información en viajes de negocios: guía práctica

Quien viaja por trabajo lleva mucho más que una maleta. En la computadora portátil y en el celular están correos electrónicos, propuestas, planillas financieras, datos de clientes y accesos a los sistemas de la empresa. Fuera de la oficina, esa información queda expuesta a riesgos que la rutina no tiene: redes wifi desconocidas, equipos olvidados en taxis, conversaciones escuchadas en salas de embarque y pantallas visibles para quien está en el asiento de al lado.

En ArrowTur, que gestiona viajes corporativos desde 1989, vemos que la seguridad de la información en viajes rara vez falla por un ataque sofisticado. La mayoría de las veces, el problema nace de un descuido simple que unas pocas reglas claras habrían evitado. Esta guía reúne lo que la empresa y el viajero pueden hacer antes, durante y después del viaje.

Por qué el viaje aumenta el riesgo

En la oficina, la red está controlada, los equipos permanecen en un ambiente conocido y el equipo de TI está cerca. En el viaje, todo eso cambia al mismo tiempo. El colaborador conecta la computadora a redes de hoteles, aeropuertos y cafeterías, trabaja en lugares llenos de gente, lleva el equipo en varios traslados al día y, muchas veces, está cansado y con prisa. Es en ese contexto que un equipo queda olvidado o que un documento se abre en una red poco confiable.

Además del perjuicio directo, la pérdida de datos puede tener consecuencias legales. En Brasil, los datos personales de clientes y colaboradores están protegidos por la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil), y la empresa responde por su cuidado, incluso cuando están en una computadora dentro de una habitación de hotel.

Antes del viaje: prepare los equipos

La mejor protección empieza antes del embarque. Conviene acordar con el área de TI una breve lista de verificación para quien viaja:

• Sistema y aplicaciones actualizados: instale las actualizaciones pendientes antes de salir, para no depender de redes externas.
• Cifrado del disco: si la computadora se pierde o es robada, los archivos siguen siendo ilegibles para quien la encuentre.
• Contraseña segura y bloqueo automático: en la computadora y en el celular, con bloqueo de pantalla tras pocos minutos sin uso.
• Autenticación en dos pasos: activada en el correo y en los sistemas corporativos, de preferencia con una aplicación de autenticación.
• Solo lo necesario: lleve en el equipo únicamente los archivos que el viaje exige; el resto puede quedar en el almacenamiento en la nube de la empresa.
• Respaldo al día: si el equipo desaparece, el trabajo no se pierde.
• Localización y borrado remoto: funciones activadas en el celular y en la computadora para bloquear o borrar el equipo a distancia.

En los viajes internacionales, conviene una atención adicional. En algunos países, las autoridades de frontera pueden solicitar la inspección de equipos electrónicos. Oriente al viajero a seguir la política de la empresa y a llevar la menor cantidad posible de información sensible almacenada en el equipo.

Wifi público, cargadores y otras trampas

El wifi del hotel o del aeropuerto es práctico, pero no es seguro por defecto. Cualquier persona conectada a la misma red puede intentar interceptar el tráfico, y las redes falsas con nombres parecidos a los oficiales son una trampa conocida.

• Use la VPN corporativa siempre que se conecte fuera de la red de la empresa.
• Prefiera compartir los datos de su celular en lugar de redes abiertas para acceder a sistemas sensibles.
• Confirme el nombre de la red con la recepción del hotel antes de conectarse.
• Desactive la conexión automática a redes abiertas y el uso compartido de archivos.
• Evite los puertos USB públicos para cargar el celular; use su cargador en el tomacorriente o una batería portátil.
• No use computadoras compartidas del business center para acceder al correo o a los sistemas de la empresa.

Durante el viaje: cuidado con lo que está a la vista

Gran parte de las filtraciones ocurre sin ninguna tecnología de por medio. Una llamada en voz alta en la sala de embarque, una presentación abierta en el avión o un gafete colgado del cuello en público ya revelan mucha información.

• Filtro de privacidad en la pantalla de la computadora, que impide la lectura a quien está al lado.
• Conversaciones sobre clientes, valores y estrategias en lugares reservados, no en restaurantes, taxis o filas.
• El equipo siempre con usted: la computadora en el equipaje de mano, nunca documentada, y nunca olvidada en el auto o en la mesa de la cafetería.
• En el hotel, use la caja fuerte de la habitación cuando el equipo quepa y no deje documentos impresos sobre el escritorio.
• Bloquee la pantalla cada vez que se levante, aunque sea por un minuto.

Los datos del viajero también necesitan protección

La seguridad de la información en viajes no se limita a los archivos de la computadora. El propio proceso del viaje maneja datos personales: nombre completo, documentos, fecha de nacimiento, teléfono, tarjeta corporativa e itinerario. Esos datos pasan por la empresa, la agencia, las aerolíneas y los hoteles.

Algunos cuidados simples ayudan: centralizar las reservas en un canal oficial, en lugar de intercambiar copias de pasaportes por correo o mensajes; limitar quién tiene acceso al registro de los viajeros; y no divulgar itinerarios de ejecutivos en redes sociales ni en listas amplias de correo. Las herramientas de reserva con registro protegido por inicio de sesión reducen la circulación de documentos sueltos.

Si algo sale mal: qué hacer

Aun con todos los cuidados, los incidentes ocurren. Lo que define el tamaño del perjuicio es la rapidez de la respuesta. La política de viajes debe dejar claro:

• A quién avisar de inmediato en caso de pérdida, robo o sospecha de acceso indebido, con un contacto de TI que funcione fuera del horario laboral.
• Qué contraseñas cambiar y cómo bloquear o borrar el equipo a distancia.
• Cómo presentar la denuncia en el lugar, cuando haya robo.
• Cómo seguir trabajando: acceso a un equipo de reserva o a los sistemas en la nube durante el resto del viaje.

Después del viaje, conviene una revisión rápida: borrar los archivos descargados que ya no se necesitan, revisar accesos extraños en las cuentas y, si hubo un incidente, registrar lo ocurrido para ajustar la política.

Seguridad de la información en viajes con ArrowTur

ArrowTur ayuda a reducir la circulación de datos de los viajeros: las reservas se centralizan en el self booking (herramienta de autorreserva), con registro protegido por inicio de sesión, la política de viajes aplicada en el sistema y las aprobaciones registradas, sin intercambio de copias de documentos por correo. Nuestro equipo acompaña a los viajeros de lunes a viernes, de 7:00 a 19:00 (hora de Brasilia), con guardia de emergencia fuera de ese horario, incluso para cambiar vuelos cuando un imprevisto obliga a modificar los planes. Conozca nuestra solución de viajes corporativos o registre a su empresa.

Para hablar con el área comercial, llame al +55 11 5189-4120 o escríbanos por WhatsApp.

Lea también: Duty of care: cómo cuidar la seguridad de los colaboradores en viaje.

Preguntas frecuentes

¿Es seguro usar el wifi del hotel para trabajar?

Para tareas simples, sí, siempre que la VPN de la empresa esté activada. Para acceder a sistemas sensibles, compartir los datos del propio celular suele ser más seguro que una red abierta.

¿Qué hacer si se pierde la computadora de la empresa durante el viaje?

Avise a TI de inmediato, cambie las contraseñas principales y solicite el bloqueo o el borrado remoto del equipo. En caso de robo, presente la denuncia en el lugar.

¿La política de viajes debe tratar la seguridad de la información?

Sí. Basta una sección breve con la lista de verificación de equipos, las reglas de uso de redes y el contacto para incidentes. Lo importante es que el viajero conozca las reglas antes de embarcar.