Diária de viagem a trabalho: como definir os valores

A diária de viagem é um valor fixo que a empresa paga ao colaborador para cobrir despesas do dia a dia fora da cidade de trabalho, principalmente alimentação e, em algumas políticas, transporte local e pequenos gastos. Em vez de conferir cada nota de restaurante, a empresa define quanto paga por dia de viagem e o viajante administra esse valor.

O modelo é simples, mas só funciona bem quando os valores fazem sentido para o destino e para o tipo de viagem. Diárias baixas demais geram reclamações e pedidos de exceção; altas demais viram custo sem controle. Na ArrowTur, que acompanha viagens corporativas desde 1989, vemos que as políticas que funcionam têm critérios claros e são revisadas com regularidade. Abaixo, mostramos como montar essa tabela.

O que a diária cobre e o que não cobre

O primeiro passo é escrever na política de viagens o que está incluído na diária. Sem essa definição, cada viajante interpreta de um jeito e a prestação de contas vira negociação. Um formato comum é:

• Incluído na diária: café da manhã (quando não está na tarifa do hotel), almoço, jantar, lanches e gorjetas.
• Pode estar incluído, conforme a política: transporte local, lavanderia em viagens longas e pequenas despesas pessoais.
• Fora da diária: passagens, hotel, locação de carro e despesas de trabalho, como refeições com clientes, que seguem regras próprias de aprovação e reembolso.

Também vale definir como ficam as refeições já pagas pela empresa, como um almoço servido em um evento ou o café da manhã incluído no hotel. Muitas políticas descontam uma parte da diária nesses casos.

Critérios para definir os valores

Por destino

O custo de uma refeição varia bastante entre capitais, cidades do interior e destinos internacionais. Uma tabela com duas ou três faixas costuma bastar para viagens nacionais, por exemplo: capitais e grandes centros, demais cidades e regiões com custo mais alto. Para viagens internacionais, o comum é ter valores em moeda estrangeira por país ou região.

Por cargo ou tipo de viagem

Algumas empresas diferenciam diárias por nível hierárquico; outras preferem um valor único para todos e tratam as exceções caso a caso. Também pode haver diferença entre viagens curtas e viagens longas, quando o viajante passa semanas no mesmo lugar e tem acesso a opções mais econômicas, como apart-hotéis com cozinha.

Por período

Viagens que começam à tarde ou terminam pela manhã não exigem diária integral. Uma regra simples é pagar frações da diária conforme as refeições cobertas: por exemplo, meia diária quando o colaborador sai depois do almoço ou volta antes do jantar.

Como chegar aos números

Em vez de definir valores no escuro, use dados que a própria empresa já tem:

• levante o gasto real com alimentação das últimas viagens, por destino, a partir das prestações de contas;
• compare com o preço de refeições em restaurantes próximos aos hotéis e escritórios que a equipe costuma usar;
• considere o horário de trabalho no destino, porque quem tem agenda até a noite janta perto do hotel, não no centro;
• teste a tabela por alguns meses e acompanhe os pedidos de exceção, que mostram onde o valor ficou curto.

Revise os valores pelo menos uma vez por ano, ou antes se a inflação de alimentação subir muito ou a empresa passar a viajar para destinos novos.

Diária, reembolso ou cartão: como combinar

A diária não precisa substituir todos os outros modelos. É comum combinar diária fixa para alimentação com reembolso ou cartão corporativo para transporte local e despesas de trabalho. O importante é que cada despesa tenha um único caminho, para que o mesmo gasto não seja pago duas vezes.

A grande vantagem da diária é reduzir o volume de comprovantes a conferir. A desvantagem é a empresa perder o detalhe de quanto foi gasto em cada refeição. Para muitas empresas, a economia de tempo compensa.

Cuidados trabalhistas e contábeis

Pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), as diárias para viagem, ainda que habituais, não integram a remuneração do empregado e não são base de encargos trabalhistas e previdenciários, conforme o art. 457, § 2º da CLT, com a redação dada pela Lei 13.467/2017. Isso vale para valores destinados de fato às despesas de viagem; pagamentos chamados de diária sem viagem correspondente podem ser questionados.

Por isso, mantenha o registro de cada viagem (destino, datas e motivo) ligado ao pagamento da diária e confirme com a contabilidade da empresa o tratamento fiscal e os documentos que precisam ser guardados.

Diárias de viagem a trabalho com a ArrowTur

Na ArrowTur, ajudamos a empresa a montar a política de viagens, incluindo o que entra na diária e o que fica com a agência. Passagens, hotéis e locação de carros são reservados por nós dentro da política e faturados de forma centralizada, com relatórios por viajante, destino e centro de custo. Esses relatórios mostram para onde e por quantos dias a equipe viaja, o que dá base para definir as faixas de diária por destino. Também indicamos hotéis com café da manhã incluído, o que simplifica o cálculo das diárias.

O atendimento funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário. Conheça a nossa gestão de viagens corporativas e fale com o time comercial pelo telefone (11) 5189-4120, pelo WhatsApp ou pela página Fale Conosco.

Leia também: Política de viagens corporativas: o que incluir e como criar.

Perguntas frequentes

Quem recebe diária precisa apresentar notas fiscais?

Depende da política da empresa. Em geral, a diária dispensa os comprovantes de cada refeição, mas a empresa deve registrar a viagem e confirmar com a contabilidade quais documentos guardar.

A diária deve ser igual para todos os destinos?

Não é o ideal. Uma tabela com poucas faixas, separando capitais, demais cidades e destinos internacionais, costuma refletir melhor o custo real.

Diária de viagem entra no salário?

Pelo art. 457, § 2º da CLT, as diárias para viagem não integram a remuneração nem são base de encargos, desde que correspondam a viagens reais. Confirme os detalhes com a contabilidade.