Viáticos de viaje de trabajo: cómo definir los montos

El viático de viaje es un monto fijo que la empresa paga al colaborador para cubrir los gastos del día a día fuera de su ciudad de trabajo, principalmente alimentación y, en algunas políticas, transporte local y pequeños gastos. En lugar de revisar cada boleta de restaurante, la empresa define cuánto paga por día de viaje y el viajero administra ese monto.

El modelo es sencillo, pero solo funciona bien cuando los montos tienen sentido para el destino y el tipo de viaje. Viáticos demasiado bajos generan reclamos y pedidos de excepción; demasiado altos se convierten en un costo sin control. En ArrowTur, que acompaña viajes corporativos desde 1989, vemos que las políticas que funcionan tienen criterios claros y se revisan con regularidad. A continuación mostramos cómo armar esa tabla.

Qué cubre el viático y qué no cubre

El primer paso es dejar por escrito en la política de viajes qué incluye el viático. Sin esa definición, cada viajero lo interpreta a su manera y la rendición de cuentas se convierte en una negociación. Un formato común es:

• Incluido en el viático: desayuno (cuando no está en la tarifa del hotel), almuerzo, cena, refrigerios y propinas.
• Puede estar incluido, según la política: transporte local, lavandería en viajes largos y pequeños gastos personales.
• Fuera del viático: pasajes, hotel, alquiler de autos y gastos de trabajo, como comidas con clientes, que siguen sus propias reglas de aprobación y reembolso.

También conviene definir qué pasa con las comidas ya pagadas por la empresa, como un almuerzo servido en un evento o el desayuno incluido en el hotel. Muchas políticas descuentan una parte del viático en esos casos.

Criterios para definir los montos

Por destino

El costo de una comida varía mucho entre capitales, ciudades del interior y destinos internacionales. Una tabla con dos o tres rangos suele bastar para los viajes nacionales, por ejemplo: capitales y grandes centros de negocios, demás ciudades y regiones de costo más alto. Para los viajes internacionales, lo habitual es tener montos en moneda extranjera por país o región.

Por cargo o tipo de viaje

Algunas empresas diferencian los viáticos por nivel jerárquico; otras prefieren un monto único para todos y tratan las excepciones caso por caso. También puede haber diferencia entre viajes cortos y largos, cuando el viajero pasa semanas en el mismo lugar y tiene acceso a opciones más económicas, como apart hoteles con cocina.

Por horario

Los viajes que empiezan por la tarde o terminan por la mañana no requieren un viático completo. Una regla simple es pagar fracciones del viático según las comidas cubiertas: por ejemplo, medio viático cuando el colaborador sale después del almuerzo o regresa antes de la cena.

Cómo llegar a los números

En lugar de definir montos a ciegas, use datos que la propia empresa ya tiene:

• reúna el gasto real en alimentación de los últimos viajes, por destino, a partir de las rendiciones de cuentas;
• compárelo con el precio de comidas en restaurantes cercanos a los hoteles y oficinas que el equipo suele usar;
• considere el horario de trabajo en el destino, porque quien tiene agenda hasta la noche cena cerca del hotel, no en el centro;
• pruebe la tabla durante algunos meses y acompañe los pedidos de excepción, que muestran dónde el monto quedó corto.

Revise los montos al menos una vez al año, o antes si el precio de la alimentación sube mucho o la empresa empieza a viajar a destinos nuevos.

Viático, reembolso o tarjeta: cómo combinarlos

El viático no necesita reemplazar a todos los demás modelos. Es común combinar un viático fijo para alimentación con reembolso o tarjeta corporativa para el transporte local y los gastos de trabajo. Lo importante es que cada gasto tenga un único camino, para que el mismo gasto no se pague dos veces.

La gran ventaja del viático es reducir el volumen de comprobantes por revisar. La desventaja es que la empresa pierde el detalle de cuánto se gastó en cada comida. Para muchas empresas, el ahorro de tiempo lo compensa.

Aspectos laborales y contables en Brasil

Según la legislación laboral brasileña, la CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), los viáticos de viaje, aun cuando son habituales, no forman parte de la remuneración del empleado ni son base de cargas laborales y de seguridad social, conforme al artículo 457, párrafo 2 de la CLT, con la redacción de la Ley 13.467/2017. Esto vale para montos realmente destinados a gastos de viaje; los pagos llamados viáticos sin un viaje correspondiente pueden ser cuestionados.

Por eso, mantenga el registro de cada viaje (destino, fechas y motivo) vinculado al pago del viático y confirme con la contabilidad de la empresa el tratamiento fiscal y los documentos que deben guardarse. Las empresas con sede en otros países deben seguir sus propias normas locales.

Viáticos de viaje de trabajo con ArrowTur

En ArrowTur ayudamos a la empresa a armar su política de viajes, incluyendo qué entra en el viático y qué queda a cargo de la agencia. Reservamos pasajes, hoteles y alquiler de autos dentro de la política y los facturamos de forma centralizada, con reportes por viajero, destino y centro de costo. Esos reportes muestran adónde y por cuántos días viaja el equipo, lo que da base para definir los rangos de viático por destino. También sugerimos hoteles con desayuno incluido, lo que simplifica el cálculo de los viáticos.

Atendemos de lunes a viernes, de 7:00 a 19:00 (hora de Brasilia), con guardia de emergencia fuera de ese horario. Conozca nuestra gestión de viajes corporativos y comuníquese con nuestro equipo comercial por teléfono al +55 11 5189-4120, por WhatsApp o en la página de Contacto.

Lea también: Política de viajes corporativos: qué incluir y cómo crearla.

Preguntas frecuentes

¿Quien recibe viático necesita presentar comprobantes?

Depende de la política de la empresa. En general, el viático elimina los comprobantes de cada comida, pero la empresa debe registrar el viaje y confirmar con la contabilidad qué documentos guardar.

¿El viático debe ser igual para todos los destinos?

No es lo ideal. Una tabla con pocos rangos, que separe capitales, demás ciudades y destinos internacionales, suele reflejar mejor el costo real.

¿El viático de viaje forma parte del salario en Brasil?

Según el artículo 457, párrafo 2 de la CLT, los viáticos de viaje no forman parte de la remuneración ni son base de cargas, siempre que correspondan a viajes reales. Confirme los detalles con la contabilidad.