Cartão corporativo para viagem ou adiantamento: qual escolher

Toda empresa que manda colaboradores para a estrada precisa resolver uma questão prática: como o viajante vai pagar as despesas que surgem durante a viagem, como alimentação, táxi, estacionamento e pequenos gastos de trabalho. As duas respostas mais comuns são o cartão corporativo e o adiantamento em dinheiro ou depósito. Cada uma tem efeitos diferentes no controle financeiro, na rotina do viajante e no trabalho de quem fecha a prestação de contas.

Não existe uma escolha certa para todas as empresas. Na ArrowTur, que organiza viagens corporativas desde 1989, vemos empresas que funcionam bem com cartão, outras que ainda dependem do adiantamento e muitas que combinam os dois modelos conforme o perfil do viajante. Abaixo, explicamos como cada opção funciona, os prós e contras e os critérios que ajudam a decidir.

Como funciona o adiantamento de viagem

No adiantamento, a empresa deposita um valor na conta do colaborador antes da viagem, calculado a partir dos dias fora e dos limites da política. Ao voltar, o viajante apresenta os comprovantes, e o financeiro confere quanto foi gasto: se sobrou dinheiro, o colaborador devolve a diferença; se gastou mais, dentro das regras, a empresa reembolsa.

O modelo é simples de começar e não depende de contratar nenhum produto bancário. Por outro lado, exige controle manual de saldos em aberto, cobrança de devoluções e conciliação de cada viagem, o que costuma gerar atraso e retrabalho quando o volume de viagens cresce.

Como funciona o cartão corporativo

O cartão corporativo é emitido em nome da empresa, com um cartão para cada viajante ou para cada área, e com limites definidos pela empresa. O colaborador paga as despesas com o cartão, e as transações aparecem em uma fatura ou em uma plataforma de gestão, normalmente separadas por usuário. Muitos emissores permitem bloquear categorias de estabelecimentos, definir limite por dia ou por transação e acompanhar os gastos quase em tempo real.

O viajante não usa dinheiro próprio nem precisa devolver saldo. A empresa ganha visibilidade, mas continua precisando dos comprovantes fiscais para a contabilidade e da conferência de que cada gasto está dentro da política.

Prós e contras de cada modelo

Adiantamento

• Vantagens: fácil de implantar, funciona em estabelecimentos que só aceitam dinheiro ou Pix e dá ao viajante um valor definido para administrar.
• Desvantagens: dinheiro da empresa fica parado com o colaborador, os saldos a devolver se acumulam, a conferência é manual e a empresa só sabe o que foi gasto depois da viagem.

Cartão corporativo

• Vantagens: registro automático de cada transação, limites e bloqueios configuráveis, menos manuseio de dinheiro e prestação de contas mais rápida.
• Desvantagens: exige contratar e administrar o produto, cadastrar e desativar cartões quando as pessoas entram e saem da empresa e definir regras claras para gastos pessoais feitos por engano.

Critérios para decidir

Algumas perguntas ajudam a escolher o modelo, ou a combinação, mais adequado:

• Frequência das viagens: quem viaja toda semana tende a se beneficiar do cartão; quem viaja duas vezes por ano pode seguir com adiantamento sem grande custo administrativo.
• Volume de prestações de contas: se o financeiro gasta dias conferindo comprovantes e cobrando devoluções, o cartão reduz esse trabalho.
• Tipo de viagem: equipes de campo em cidades pequenas podem precisar de algum valor em dinheiro, porque nem todo fornecedor aceita cartão.
• Necessidade de controle em tempo real: empresas que querem ver os gastos durante a viagem, e não só depois, ganham com o cartão.
• Política de viagens: se a empresa usa diárias fixas para alimentação, parte das despesas pode nem passar por prestação de contas, o que muda a conta.

Muitas empresas adotam um modelo misto: cartão para quem viaja com frequência e adiantamento para viagens eventuais ou destinos com pouca aceitação de cartão.

O que a política de viagens deve definir

Qualquer que seja o modelo, as regras precisam estar escritas na política de viagens, para que o viajante saiba o que pode e o que não pode pagar. Os pontos mínimos são:

• quais despesas podem ser pagas com cartão ou adiantamento e quais ficam com a empresa ou com a agência, como passagens e hotel;
• limites por categoria (alimentação, transporte local, estacionamento) e por dia;
• prazo para prestar contas e para devolver saldo de adiantamento;
• comprovantes exigidos e o que fazer quando um comprovante se perde;
• como tratar um gasto pessoal feito por engano no cartão;
• quem recebe o cartão, quem aprova o adiantamento e quem desativa o cartão no desligamento.

Passagens e hotel fora do bolso do viajante

Uma forma eficiente de reduzir o valor que circula no cartão ou no adiantamento é tirar dele as maiores despesas. Quando passagens aéreas, hotel e locação de carro são reservados pela agência e faturados diretamente para a empresa, o viajante só cuida dos gastos do dia a dia. Assim, os limites do cartão podem ser menores, os adiantamentos ficam mais baixos e a conferência se concentra em poucas despesas.

O faturamento direto também facilita a análise dos gastos, porque as despesas de transporte e hospedagem chegam organizadas por viajante e por centro de custo, sem depender da prestação de contas individual.

Cartão corporativo para viagem com a ArrowTur

A ArrowTur cuida da parte mais pesada do orçamento de viagem: emitimos passagens, reservamos hotéis e locação de carros dentro da política da empresa e faturamos de forma centralizada, com relatórios por viajante e centro de custo. Com isso, o cartão corporativo ou o adiantamento fica reservado para as despesas do dia a dia, e o financeiro concilia menos itens. Também ajudamos a escrever as regras de pagamento de despesas na política de viagens e indicamos onde o modelo atual gera retrabalho.

O atendimento funciona de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário. Conheça a nossa gestão de viagens corporativas e fale com o time comercial pelo telefone (11) 5189-4120, pelo WhatsApp ou pela página Fale Conosco.

Leia também: Reembolso de despesas de viagem: como organizar a prestação de contas.

Perguntas frequentes

O cartão corporativo dispensa a prestação de contas?

Não. Ele registra as transações automaticamente, mas a empresa ainda precisa dos comprovantes fiscais e da conferência de que cada gasto está dentro da política.

Posso usar cartão e adiantamento ao mesmo tempo?

Sim. O modelo misto é comum: cartão para quem viaja com frequência e adiantamento para viagens eventuais ou lugares com pouca aceitação de cartão.

Passagem e hotel devem ser pagos com o cartão do viajante?

O mais prático é que sejam reservados pela agência e faturados direto para a empresa. Assim o cartão fica só com as despesas do dia a dia, com limites menores e conferência mais simples.