Milhas em viagens corporativas: de quem são e como definir

Quem viaja muito a trabalho acumula pontos e milhas rapidamente. A empresa paga a passagem, mas os pontos caem na conta pessoal do colaborador no programa de fidelidade da companhia aérea. A pergunta aparece cedo ou tarde no RH ou no financeiro: essas milhas são de quem? E, mais importante, elas estão influenciando a escolha dos voos?

Na ArrowTur, que organiza viagens corporativas desde 1989, vemos empresas que nunca trataram do assunto e outras que criaram regras tão rígidas que ninguém consegue cumprir. O caminho mais seguro fica no meio: entender como os programas funcionam, decidir uma regra clara e colocá-la na política de viagens. A seguir, mostramos como fazer isso.

Como funcionam as milhas em viagens a trabalho

Os programas de fidelidade das companhias aéreas e das redes de hotéis são vinculados a uma pessoa física. Quando o colaborador informa o número do programa na reserva, os pontos vão para a conta dele, mesmo que a empresa tenha pago a viagem. O regulamento de cada programa define quem pode acumular, como os pontos podem ser usados e quais transferências são permitidas.

Na prática, isso significa que a empresa normalmente não tem como “recolher” as milhas acumuladas pelo viajante. O que ela pode fazer é definir, na política de viagens, como o acúmulo é tratado e quais cuidados o colaborador precisa ter. Vale lembrar também que outros programas entram nessa conta: pontos de redes hoteleiras, de locadoras de veículos e do cartão de crédito usado nas despesas.

O risco que importa: escolhas guiadas pelas milhas

O problema raramente está nas milhas em si, e sim no efeito que elas podem ter sobre as decisões de compra. Alguns exemplos comuns:

• escolher sempre a mesma companhia, mesmo quando outra oferece preço menor no mesmo horário;
• preferir uma tarifa mais cara porque ela acumula mais pontos;
• fazer conexões desnecessárias para acumular mais trechos;
• reservar hotéis de uma rede específica fora dos acordos da empresa.

Cada escolha isolada parece pequena, mas, somadas ao longo do ano, elas podem pesar no orçamento de viagens. Por isso, o foco da política deve ser garantir que o critério de compra seja o da empresa, e não o do programa de fidelidade.

Três modelos de política para milhas

As empresas costumam adotar um destes caminhos:

• Milhas ficam com o colaborador: é o modelo mais comum e mais simples de administrar. O acúmulo é visto como uma compensação pelo desgaste da viagem, desde que as regras de compra sejam respeitadas.
• Milhas ficam com o colaborador, com uso incentivado em viagens a trabalho: a empresa convida o viajante a usar pontos em upgrades ou em trechos corporativos, de forma voluntária. Funciona melhor quando há um reconhecimento claro em troca.
• Restrição ao cadastro de programas pessoais: algumas empresas pedem que as reservas não levem o número de programas pessoais. É um modelo mais difícil de controlar e costuma gerar resistência, por isso vale avaliar com cuidado antes de adotá-lo.

Antes de decidir, vale consultar as áreas jurídica e de RH da empresa, principalmente se a ideia for transformar o uso das milhas em regra obrigatória. Também é importante ler o regulamento dos programas, que pode restringir transferências e uso por terceiros.

O que colocar na política de viagens

Seja qual for o modelo, algumas regras ajudam a evitar distorções:

• Critério de compra: a opção escolhida deve ser a mais econômica dentro de uma janela de horário razoável, independentemente da companhia ou do programa de fidelidade.
• Justificativa para exceções: quando o viajante pedir uma opção mais cara, o motivo deve ser registrado e aprovado.
• Acordos da empresa em primeiro lugar: companhias e hotéis com tarifa negociada têm prioridade, mesmo que o colaborador prefira outro programa.
• Uso pessoal fora do expediente: resgates e upgrades com milhas pessoais não podem gerar custo extra nem alterar a reserva feita pela empresa sem aviso.
• Transparência: a regra deve estar escrita e ser comunicada a todos, para que ninguém seja tratado de forma diferente.

Programas para empresas e outros benefícios

Além dos programas individuais, algumas companhias aéreas e redes hoteleiras têm programas voltados a pessoas jurídicas, em que a empresa acumula benefícios próprios pelo volume de viagens. As condições variam bastante entre os fornecedores e mudam com frequência, por isso devem ser avaliadas caso a caso.

No cartão corporativo, a lógica é parecida: os pontos gerados pelas despesas podem pertencer à empresa ou ao portador, conforme o contrato do cartão. Vale conferir essa cláusula e incluí-la na política. Para a maioria das empresas, porém, o maior ganho não está em pontos, e sim em tarifas negociadas e em compras bem feitas, que reduzem o custo de cada viagem.

Como acompanhar se a regra está funcionando

Política sem acompanhamento vira só um documento. Alguns indicadores ajudam a perceber se as milhas estão influenciando as escolhas:

• participação de cada companhia aérea nos trechos em que havia opções equivalentes;
• diferença entre a tarifa emitida e a menor tarifa disponível no momento da compra;
• quantidade de exceções justificadas por preferência pessoal;
• uso dos hotéis com acordo em comparação com outras redes.

Esses dados mostram se a regra precisa de ajuste ou se o acúmulo de milhas está convivendo bem com o controle de custos.

Milhas em viagens corporativas com a ArrowTur

A ArrowTur ajuda a empresa a definir e aplicar a regra de milhas: registramos os programas de fidelidade dos viajantes nas reservas quando a política permite, cotamos sempre a opção mais econômica dentro dos critérios da empresa, mostramos a menor tarifa disponível no momento da emissão e registramos as exceções e suas justificativas. Nos relatórios, a empresa acompanha a participação de cada fornecedor e a economia obtida com os acordos. Nossa equipe atende de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário.

Conheça nossa solução de viagem corporativa ou fale com a gente. Para falar com o comercial, ligue para (11) 5189-4120 ou chame no WhatsApp.

Leia também: Política de viagens corporativas: o que incluir e como criar.

Perguntas frequentes

As milhas de uma viagem paga pela empresa pertencem a quem?

Nos programas individuais, os pontos ficam na conta da pessoa cadastrada, conforme o regulamento de cada programa. A empresa pode definir regras de uso na política de viagens, mas não costuma ter como transferir esses pontos para si.

A empresa pode proibir o acúmulo de milhas?

Pode restringir o cadastro de programas pessoais nas reservas, mas é um modelo difícil de controlar. Antes de adotá-lo, consulte as áreas jurídica e de RH.

Como evitar que as milhas influenciem a escolha do voo?

Defina na política que a compra segue a opção mais econômica dentro de uma janela de horário, exija justificativa para exceções e acompanhe os relatórios de compra.