Acessibilidade em viagem corporativa: como planejar cada etapa

Colaboradores com deficiência ou mobilidade reduzida viajam a trabalho como qualquer outro profissional: visitam clientes, participam de convenções, fazem treinamentos e representam a empresa em outras cidades. O que muda é o nível de planejamento. Uma cadeira de rodas que não chega no desembarque, um quarto “adaptado” que não tem barras de apoio ou um transfer sem rampa podem transformar uma viagem simples em um dia difícil.

Desde 1989, a ArrowTur organiza viagens corporativas e sabe que acessibilidade em viagem corporativa não se resolve na véspera. Ela depende de informação passada com antecedência, de fornecedores que entregam o que prometem e de uma política de viagens que trata o tema com naturalidade. Neste guia, mostramos como preparar cada etapa da viagem.

Comece pela conversa com o viajante

Ninguém conhece melhor as necessidades do viajante do que ele mesmo. Antes de reservar qualquer coisa, vale uma conversa objetiva, de preferência registrada no perfil de viajante da empresa, sobre pontos como:

• Tipo de apoio necessário no aeroporto: cadeira de rodas até a aeronave, ajuda para embarcar, acompanhamento em conexões.
• Equipamentos que viajam junto, como cadeira de rodas própria, motorizada ou manual, andador, muletas ou equipamentos médicos.
• Necessidade de acompanhante ou de cão-guia.
• Exigências para o quarto de hotel: banheiro adaptado, chuveiro sem degrau, cama em altura adequada, alarmes visuais para pessoas surdas.
• Preferências de transporte em terra e tempo mínimo entre compromissos.

Com essas informações guardadas no cadastro, a empresa e a agência não precisam perguntar tudo de novo a cada viagem, e o viajante não precisa se expor repetidamente.

Voo: como pedir assistência especial

No Brasil, a ANAC regulamenta o atendimento ao passageiro com necessidade de assistência especial, o chamado PNAE. A regra geral é simples: a necessidade deve ser informada à companhia aérea no momento da compra da passagem, com os detalhes de equipamentos e apoio necessários. A regulamentação também prevê situações em que a companhia exige acompanhante e regras específicas para o transporte de ajudas técnicas, como cadeiras de rodas.

Essa norma está em processo de revisão pela ANAC. Por isso, prazos e condições devem ser confirmados nas orientações oficiais da ANAC para passageiros e com a própria companhia no momento da reserva. Algumas boas práticas não mudam:

• Informe tudo na reserva e reconfirme com a companhia alguns dias antes do voo.
• Prefira voos diretos. Cada conexão é mais um ponto onde a assistência pode falhar.
• Se houver conexão, deixe tempo de sobra para o desembarque assistido e o deslocamento entre portões.
• Cadeiras motorizadas exigem informações sobre o tipo de bateria, que a companhia precisa conhecer com antecedência.
• Chegue cedo ao aeroporto e identifique-se no balcão da companhia para acionar a assistência.

Em voos internacionais, cada país e cada companhia têm regras próprias, o que torna ainda mais importante reservar com antecedência e com apoio de quem conhece o processo.

Hotel: o que conferir antes de confirmar

“Quarto adaptado” não significa a mesma coisa em todos os hotéis. Antes de confirmar a reserva, confira:

• Largura das portas e espaço de circulação no quarto e no banheiro.
• Barras de apoio, chuveiro sem degrau, banco de banho e altura de pia e vaso sanitário.
• Acesso sem degraus da entrada do hotel ao elevador, ao restaurante e às salas de reunião.
• Recursos para pessoas surdas ou com baixa visão, como alarmes luminosos e sinalização tátil.
• Vagas de estacionamento acessíveis, se o viajante for dirigir.

Quartos adaptados costumam ser poucos em cada hotel, por isso reservar com antecedência é essencial. Peça ao hotel a confirmação por escrito de que o quarto reservado é o acessível, e não apenas a categoria.

Transporte em terra e locais de reunião

O deslocamento entre aeroporto, hotel e reuniões precisa do mesmo cuidado. Transfers com veículo adaptado, rampa ou plataforma elevatória devem ser reservados com antecedência, porque a oferta é menor do que a de carros comuns. Aplicativos de transporte têm opções acessíveis em algumas cidades, mas a disponibilidade varia muito.

Vale também confirmar a acessibilidade do local de destino: o escritório do cliente, o centro de convenções ou a fábrica que será visitada. Um aviso simples ao anfitrião evita que o colaborador encontre uma escada sem alternativa na chegada.

O que colocar na política de viagens

A política de viagens pode tornar a acessibilidade parte do processo, e não uma exceção a ser negociada a cada viagem:

• Autorizar voos diretos, categorias de hotel e transfers adaptados quando necessários, mesmo fora do padrão de custo.
• Prever a viagem do acompanhante, quando exigida, como despesa da empresa.
• Definir prazos de antecedência compatíveis com a reserva de assistência e de quartos adaptados.
• Garantir que os dados de saúde informados sejam usados só para organizar a viagem e compartilhados apenas com os fornecedores necessários, em linha com a LGPD, a lei brasileira de proteção de dados pessoais.

Acessibilidade em viagem corporativa com a ArrowTur

A ArrowTur cuida dos detalhes que fazem a diferença para viajantes com deficiência: registramos as necessidades no perfil do viajante, solicitamos a assistência especial na emissão da passagem, priorizamos voos diretos, confirmamos com o hotel o quarto acessível e reservamos transfers adaptados. Nossa equipe atende de segunda a sexta, das 7h às 19h, com plantão de emergência fora desse horário caso algo mude no caminho. Conheça nossa solução de viagem corporativa ou cadastre sua empresa.

Para falar com o comercial, ligue para (11) 5189-4120 ou chame no WhatsApp.

Leia também: Como escolher hotel para viagem a trabalho.

Perguntas frequentes

Quando devo pedir assistência especial à companhia aérea?

No momento da compra da passagem, informando o tipo de apoio e os equipamentos. Reconfirme alguns dias antes do voo e consulte as regras vigentes da ANAC e da companhia.

A cadeira de rodas do viajante pode ir no voo?

Sim. Ajudas técnicas como cadeiras de rodas são transportadas pela companhia, mas modelos motorizados exigem informações prévias sobre a bateria. Informe tudo na reserva.

Como garantir que o quarto do hotel é realmente acessível?

Peça ao hotel a confirmação por escrito do quarto acessível e dos itens que ele tem, como chuveiro sem degrau e barras de apoio, antes de fechar a reserva.