Viagem a trabalho para os Estados Unidos: visto e preparação

Uma reunião com um cliente em Miami, uma feira em Las Vegas ou um treinamento na matriz em Chicago: para muitas empresas brasileiras, os Estados Unidos são o destino internacional mais frequente. E também o que mais exige planejamento, porque quase tudo começa pelo visto, e o visto não se resolve na semana da viagem.

Na ArrowTur, organizamos viagens corporativas desde 1989 e vemos o mesmo padrão se repetir: quando a viagem a trabalho para os Estados Unidos dá errado, raramente o problema é o voo ou o hotel. É o visto vencido, a entrevista marcada tarde demais ou o documento que ficou em casa. Este guia reúne o que a empresa e o viajante precisam preparar, na ordem certa.

Qual visto é preciso para uma viagem a trabalho

Brasileiros precisam de visto para entrar nos Estados Unidos, mesmo em viagens curtas. O Brasil não faz parte do programa de isenção de vistos americano, então o ESTA, a autorização eletrônica usada por cidadãos de outros países, não serve para quem viaja com passaporte brasileiro.

Para atividades de negócios, o visto é o de visitante B1, que no Brasil costuma ser emitido junto com o de turismo, como B1/B2. Ele cobre atividades como:

• reuniões com clientes, fornecedores e parceiros;
• participação em congressos, feiras e conferências;
• negociação de contratos;
• treinamentos de curta duração, sem remuneração paga por fonte americana.

O visto de visitante não autoriza trabalho remunerado nos Estados Unidos nem a prestação de serviços como se o colaborador fosse empregado local. Transferências, projetos longos ou trabalho efetivo exigem outras categorias de visto, que dependem de análise específica. As regras oficiais estão na página de vistos de visitante do Departamento de Estado.

Como funciona o pedido do visto B1/B2

O processo tem etapas fixas e, em geral, segue esta ordem:

• Formulário DS-160: preenchido online, com dados pessoais, histórico de viagens, emprego e informações sobre a viagem. Erros aqui causam retrabalho, então vale revisar com calma.
• Taxa consular: paga antes do agendamento e não reembolsável. O valor é definido pelo governo americano e pode mudar; confira sempre na página oficial antes de pagar.
• Agendamento: coleta de biometria em um centro de atendimento e entrevista na Embaixada em Brasília ou em um dos consulados americanos no Brasil.
• Entrevista: o oficial consular pergunta sobre o objetivo da viagem, o vínculo com o Brasil e a empresa. Respostas objetivas e coerentes com o DS-160 fazem diferença.

Em alguns casos de renovação, pode haver dispensa de entrevista, mas os critérios mudaram mais de uma vez nos últimos anos. Antes de contar com isso, confirme as regras atuais no site da Embaixada e Consulados dos EUA no Brasil.

Prazos: comece antes de comprar a passagem

O tempo de espera por uma entrevista varia muito conforme a cidade e a época do ano, e pode passar de alguns meses. O Departamento de Estado publica uma ferramenta de consulta de prazos por consulado, e é por ela que a empresa deve se guiar, não pela experiência de quem tirou o visto anos atrás.

Na prática, recomendamos que a empresa:

• mantenha uma lista dos colaboradores que viajam ou podem viajar para os Estados Unidos, com a data de vencimento de cada visto e passaporte;
• inicie a renovação com bastante folga antes do vencimento, sem esperar a próxima viagem ser marcada;
• não emita passagens para quem ainda não tem visto aprovado, a não ser com tarifa que permita remarcação;
• preveja na política de viagens quem paga a taxa consular e o deslocamento até a entrevista.

Documentos para levar na viagem

Ter o visto não garante a entrada. A decisão final é do oficial de imigração no aeroporto americano, que pode perguntar o motivo da viagem, onde o viajante vai ficar e quando volta. Por isso, o colaborador deve ter em mãos, impressos ou fáceis de acessar:

• passaporte válido e visto dentro da validade;
• carta da empresa explicando o objetivo da viagem e confirmando o vínculo e o retorno;
• convite ou agenda das reuniões, inscrição no congresso ou na feira;
• reserva de hotel e passagem de volta;
• apólice de seguro viagem com os telefones de atendimento.

Sobre o passaporte, a orientação geral é ter pelo menos seis meses de validade restante na data da viagem, o que evita problemas também em conexões e em outros países do roteiro. Regras sanitárias e declarações exigidas pelas autoridades americanas podem mudar com pouco aviso; confirme com a agência na semana do embarque.

Seguro, saúde e custos no destino

O seguro viagem não é exigido para entrar nos Estados Unidos, mas o custo de atendimento médico no país é alto, e uma internação simples pode virar um problema financeiro sério para o viajante e para a empresa. Para viagens a trabalho, o seguro corporativo com cobertura médica adequada ao destino deve fazer parte do pacote, sem exceção.

Outros pontos que costumam pegar o viajante de surpresa:

• Gorjetas: em restaurantes e serviços, a gorjeta é esperada e não vem incluída na conta. Defina na política se ela entra na diária ou no reembolso.
• Impostos: os preços exibidos em lojas e restaurantes geralmente não incluem o imposto sobre vendas, que varia por estado.
• Distâncias: em muitas cidades, o deslocamento depende de carro ou aplicativo. Hotel perto do local da reunião economiza tempo e dinheiro.
• Fuso horário: a diferença para Brasília muda conforme a costa e o período do ano, por causa do horário de verão americano. Isso afeta reuniões online com o Brasil durante a viagem.

Viagem a trabalho para os Estados Unidos com a ArrowTur

A ArrowTur orienta a empresa e o viajante sobre documentação e prazos, compara voos e tarifas para as principais cidades americanas, reserva hotéis próximos aos compromissos, organiza aluguel de carro e transfers, inclui o seguro viagem e reúne tudo em um único itinerário, com relatório por centro de custo. Durante a viagem, nossa equipe acompanha mudanças de voo e busca alternativas de segunda a sexta, das 7h às 19h (horário de Brasília), com plantão de emergência fora desse horário. Conheça nossa gestão de viagens corporativas.

Para falar com o comercial, ligue para (11) 5189-4120, chame no WhatsApp ou acesse a página Fale Conosco.

Leia também: Viagem corporativa internacional: documentos, visto e seguro.

Perguntas frequentes

Posso usar o visto de turismo para uma reunião de negócios?

O visto emitido para brasileiros costuma ser o B1/B2, que cobre turismo e negócios. Reuniões, feiras e congressos se enquadram no B1. Trabalho remunerado nos Estados Unidos não é permitido com esse visto.

Com quanta antecedência devo pedir o visto?

O quanto antes. O prazo para entrevista varia por consulado e pode levar meses. Consulte os tempos de espera no site oficial do Departamento de Estado antes de marcar qualquer compromisso.

O ESTA vale para brasileiros?

Não. O ESTA é usado por cidadãos de países do programa de isenção de vistos, do qual o Brasil não faz parte. Quem viaja com passaporte brasileiro precisa de visto.