Equipaje en viajes de negocios: reglas de las aerolíneas

Una maleta documentada que no estaba incluida en la tarifa, una laptop que debe ir en la cabina, un muestrario que supera el límite de peso. El equipaje parece un detalle, pero en los viajes de trabajo genera costos no previstos, filas en el aeropuerto y, a veces, reuniones sin el material necesario. El equipaje en viajes de negocios merece una regla clara en la política de la empresa.

En ArrowTur, que gestiona viajes corporativos desde 1989, vemos con frecuencia la misma situación: el viajero elige la tarifa más barata, descubre en el check-in que no incluye maleta documentada y paga la diferencia en el aeropuerto, casi siempre más cara. A continuación, reunimos lo que establece la ANAC (Agencia Nacional de Aviación Civil de Brasil) para los vuelos en Brasil, lo que varía entre aerolíneas y cómo organizarlo en su empresa.

Lo que garantiza la ANAC y lo que define cada aerolínea

La regla general de los vuelos en Brasil está en la Resolución ANAC n.º 400/2016 (en portugués). Para el equipaje, los puntos principales son:

• Equipaje de mano: la aerolínea debe permitir, sin costo, por lo menos 10 kg por pasajero, en las dimensiones y la cantidad de piezas definidas en el contrato de transporte. Por seguridad o falta de espacio en la aeronave, la aerolínea puede restringir peso y contenido y pedir que la maleta sea documentada.
• Equipaje documentado: es un servicio accesorio. Cada tarifa puede incluir una, más de una o ninguna maleta documentada, y la aerolínea define peso, dimensiones y precio.
• Artículo personal: según la página de equipaje de la ANAC (en portugués), el pasajero también puede llevar un artículo personal, como un bolso o una mochila pequeña que quepa debajo del asiento.

Las medidas de la maleta de mano y los valores del equipaje documentado cambian de una aerolínea a otra y entre vuelos nacionales e internacionales. El tema también está en discusión en el Congreso de Brasil, por eso conviene confirmar las condiciones de la tarifa en el momento de la compra, y no con base en el último viaje.

Cómo la tarifa elegida cambia el costo del equipaje

Las aerolíneas venden familias de tarifas con reglas diferentes: las más básicas suelen no incluir maleta documentada, y las más flexibles suelen incluir una o más. En la comparación de precios, esto marca la diferencia. Una tarifa básica más la maleta comprada después puede salir más cara que una tarifa que ya incluye el equipaje.

Algunas orientaciones prácticas para la política de viajes:

• Viajes de uno o dos días: en general, el equipaje de mano es suficiente. La tarifa sin maleta documentada suele ser la más económica.
• Viajes largos, ferias y visitas técnicas: compare el precio total, con la maleta incluida, antes de emitir.
• Equipaje adicional: cuando sea necesario, cómprelo junto con el pasaje. Pagar la maleta en el mostrador del aeropuerto suele costar más.
• Tramos con aerolíneas diferentes: verifique la regla de cada tramo, sobre todo en conexiones internacionales.

Equipos, muestrarios y materiales de trabajo

Muchos viajes corporativos implican más que ropa: laptop, proyector, herramientas, muestras, banners, material de feria. Cada uno requiere un cuidado.

Electrónicos y artículos de valor

La ANAC recomienda llevar los electrónicos y los objetos de valor en el equipaje de mano o en el artículo personal, y no en la maleta documentada. Para quien viaja con la laptop de la empresa, esto también protege los datos: el equipo siempre queda con el viajero. Las baterías y los cargadores portátiles tienen reglas de seguridad propias; consulte la lista de artículos que no pueden llevarse en el equipaje de mano (en portugués) y las reglas de la aerolínea antes de embarcar.

Muestrarios, herramientas y bultos grandes

Las herramientas de trabajo pueden tener restricciones en la cabina, y los bultos grandes o pesados suelen cobrarse como equipaje especial o exceso. Avise a la agencia con anticipación: es posible verificar la regla de la aerolínea, comprar la franquicia correcta y, cuando el volumen sea grande, evaluar si el envío por transportadora resulta más barato y más seguro.

Líquidos en vuelos internacionales

En los vuelos internacionales, los líquidos en el equipaje de mano tienen un límite de volumen por envase. La ANAC detalla la regla en la página sobre transporte de líquidos en vuelos internacionales (en portugués). Las muestras de productos líquidos, en general, deben ir documentadas.

Cuando la maleta se retrasa, se pierde o llega dañada

Aun con todo en orden, la maleta puede no llegar. En estos casos, la orientación para el viajero es:

• Registre el problema de inmediato en el mostrador de la aerolínea en el área de llegadas, con el comprobante de la maleta documentada.
• Plazos de localización: según la Resolución n.º 400, la aerolínea tiene hasta 7 días, en vuelos nacionales, y hasta 21 días, en vuelos internacionales, para devolver la maleta en la dirección indicada. Si no la encuentra, debe indemnizar al pasajero en un plazo de hasta 7 días.
• Gastos de emergencia: el pasajero que está fuera de su domicilio tiene derecho al reembolso de gastos mientras esté sin la maleta, dentro de los límites definidos por la aerolínea, pagado en hasta 7 días tras la presentación de los comprobantes.
• Maleta dañada o violada: el reclamo debe hacerse en un plazo de hasta 7 días después de recibirla.

Para la empresa, conviene acordar cómo el viajero paga los gastos de emergencia (tarjeta corporativa o anticipo) y quién da seguimiento a la solicitud de reembolso. El seguro de viaje también puede cubrir la pérdida de equipaje en viajes internacionales.

Qué incluir en la política de viajes

Una regla sencilla evita la mayoría de las dudas:

• cuándo la empresa paga la maleta documentada (por número de noches, tipo de viaje o destino);
• quién aprueba el equipaje adicional y los bultos especiales;
• la orientación de comprar el equipaje junto con el pasaje, y no en el aeropuerto;
• cómo llevar laptops y equipos de la empresa;
• qué hacer en caso de pérdida y cómo rendir cuentas de los gastos.

Con la regla por escrito, el viajero sabe qué puede elegir y el gestor puede comparar el gasto en equipaje en los informes mensuales.

Equipaje en viajes de negocios con ArrowTur

En ArrowTur, el equipaje forma parte de la cotización desde el inicio: comparamos tarifas con y sin maleta documentada por el precio total, emitimos la franquicia correcta junto con el pasaje y orientamos al viajero sobre equipos, muestrarios y conexiones internacionales. Si la maleta se retrasa o se pierde, nuestro equipo ayuda al viajero a registrar el reclamo y da seguimiento al caso con la aerolínea, de lunes a viernes, de 7 a 19 h (hora de Brasilia), con guardia de emergencia fuera de ese horario.

Conozca nuestra gestión de viajes corporativos, hable con el equipo comercial por WhatsApp o por teléfono al +55 11 5189-4120, o utilice la página de Contacto.

Lea también: Seguro de viaje corporativo: qué cubre y cuándo es obligatorio.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos kilos puedo llevar en el equipaje de mano?

En los vuelos en Brasil, la Resolución ANAC n.º 400 garantiza por lo menos 10 kg sin costo, en las dimensiones definidas por cada aerolínea. La aerolínea puede restringir el peso por seguridad o falta de espacio en la aeronave.

¿La maleta documentada es gratuita?

Depende de la tarifa. El equipaje documentado es un servicio accesorio: algunas tarifas lo incluyen y otras no. Verifíquelo al momento de la compra y compare el precio total.

¿Qué hacer si la maleta no llega?

Registre el reclamo en el mostrador de la aerolínea antes de salir del aeropuerto y guarde el comprobante y los recibos de los gastos de emergencia. El plazo para localizar la maleta es de 7 días en vuelos nacionales y de 21 días en vuelos internacionales.