Agencia de viajes corporativos: qué hace y cómo elegirla

Cuando los viajes de trabajo dejan de ser ocasionales, organizarlo todo internamente empieza a salir caro: colaboradores que pierden horas comparando vuelos, compras repartidas en varias tarjetas, ningún informe confiable y nadie que resuelva un vuelo cancelado a las 23 h. Es en ese momento cuando muchas empresas empiezan a evaluar una agencia de viajes corporativos.

En este artículo, explicamos qué hace una agencia corporativa, cuándo conviene contratarla y qué evaluar para elegir el socio adecuado.

Qué es una agencia de viajes corporativos

Es una empresa especializada en planificar, comprar y gestionar los viajes de trabajo de otras empresas. En el mercado también se la llama TMC (Travel Management Company, o empresa de gestión de viajes). A diferencia de una agencia de turismo orientada al ocio, su foco está en el control de costos, el cumplimiento de la política de viajes, la agilidad y la seguridad de los colaboradores.

Qué hace una agencia de viajes corporativos

• Reservas y emisiones: pasajes aéreos y de autobús, hoteles, alquiler de autos, traslados y seguro de viaje.
• Herramienta de reservas en línea: sistemas de self booking (OBT) en los que el propio colaborador hace la reserva dentro de la política de la empresa, con aprobación del gerente.
• Aplicación de la política de viajes: límites, anticipación y reglas configurados en el sistema y acompañados por los consultores.
• Negociación de tarifas: acuerdos con aerolíneas, cadenas hoteleras y empresas de alquiler de autos.
• Atención las 24 horas: soporte para cancelaciones, retrasos, cambios y emergencias durante el viaje.
• Documentación: orientación sobre pasaporte, visas y requisitos de cada destino.
• Informes de gestión: gastos por centro de costos, solicitante, proveedor y ahorro obtenido.
• Facturación centralizada: una factura consolidada, con plazos de pago diferenciados, en lugar de decenas de gastos sueltos.
• Eventos corporativos: convenciones, ferias, reuniones y viajes de incentivo, con negociación de hoteles, transporte y proveedores.

Cuándo conviene contratar una agencia corporativa

Algunas señales de que su empresa ya necesita una:

• Los viajes ocurren todos los meses, para varias personas o varias áreas.
• Nadie sabe decir con precisión cuánto gasta la empresa en viajes.
• Los colaboradores compran pasajes por su cuenta y piden el reembolso después.
• Los cambios y las cancelaciones generan créditos que se pierden.
• No existe un canal al que acudir cuando algo sale mal fuera del horario comercial.
• El área de finanzas dedica demasiado tiempo a revisar comprobantes y facturas.

Cómo elegir una agencia de viajes corporativos: 8 criterios

1. Experiencia en el sector corporativo

Pregunte cuánto tiempo hace que la agencia atiende a empresas y qué sectores conoce. El viaje corporativo exige procesos propios, diferentes del turismo de ocio.

2. Atención humana y dedicada

La tecnología es importante, pero cuando se cancela un vuelo, lo que resuelve es una persona que conoce su empresa. Verifique si habrá consultores dedicados a su cuenta y cómo funciona la atención.

3. Soporte las 24 horas de verdad

Pregunte cómo funciona la guardia: quién atiende, por qué canal y en cuánto tiempo. Una emergencia en el exterior no espera al horario comercial.

4. Tecnología de reservas y aprobación

Pida una demostración de la herramienta de reservas en línea. Vea si permite configurar su política, crear flujos de aprobación por centro de costos y saber dónde están los viajeros.

5. Informes y transparencia

Una buena agencia muestra con claridad cuánto gastó usted, con quién y cuánto ahorró. Pida ejemplos de informes de gestión y pregunte con qué frecuencia se entregan.

6. Modelo de remuneración claro

Entienda cómo se remunera la agencia: cargo por transacción, monto fijo mensual u otro modelo. Desconfíe de propuestas sin costo aparente, porque la remuneración puede estar incluida en las tarifas.

7. Poder de negociación

Pregunte por los acuerdos con aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de autos, y si la agencia puede negociar tarifas específicas para las ciudades que su empresa más visita.

8. Condiciones de facturación

Verifique los plazos de pago, el formato de la factura, la distribución por centro de costos y la facilidad de integración con su área de finanzas.

Preguntas para hacer antes de firmar el contrato

1. ¿Quién atenderá a mi empresa en el día a día?
2. ¿Cómo funciona la atención fuera del horario comercial y los fines de semana?
3. ¿Puedo ver una demostración de la herramienta de reservas y de los informes?
4. ¿Cómo se configurará y acompañará mi política de viajes?
5. ¿Cómo se manejan los créditos de pasajes cancelados?
6. ¿Cuál es el modelo de remuneración y qué incluye?
7. ¿También se encargan de eventos y viajes de grupo?

ArrowTur: viajes corporativos directo al grano

ArrowTur opera desde 1989 en São Paulo, con foco en la gestión de viajes corporativos y eventos. Cada empresa cliente cuenta con atención personalizada y consultores que conocen su operación, herramientas de reservas en línea con su política y su flujo de aprobación, informes de gestión mensuales y atención de 7 a 19 h, con guardia de emergencia por la noche, los fines de semana y feriados. Todo con ética, transparencia y agilidad, para que el viaje ocurra tal como se planificó.

¿Quiere conocer nuestra forma de trabajar? Hable con nuestro equipo comercial, llame al +55 11 5189-4120 o conozca nuestra gestión de viajes corporativos.

Lea también: cómo crear una política de viajes corporativos y cómo reducir costos en viajes corporativos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una agencia de viajes corporativos y una agencia de turismo?

La agencia corporativa se especializa en viajes de trabajo: aplica la política de la empresa, controla los costos y ofrece herramientas de aprobación, informes de gestión y facturación centralizada. La agencia de turismo se enfoca en viajes de ocio.

¿Las empresas pequeñas pueden contratar una agencia corporativa?

Sí. Muchas agencias atienden a empresas de distintos tamaños. Incluso con pocos viajes por mes, la empresa gana control, atención en emergencias e informes.

¿Qué es una TMC?

TMC es la sigla en inglés de Travel Management Company, término usado en el mercado para las empresas de gestión de viajes corporativos.