Millas en viajes corporativos: de quién son y qué definir

Quien viaja mucho por trabajo acumula puntos y millas rápidamente. La empresa paga el pasaje, pero los puntos llegan a la cuenta personal del colaborador en el programa de fidelidad de la aerolínea. Tarde o temprano, Recursos Humanos o Finanzas se preguntan: ¿de quién son esas millas? Y, sobre todo, ¿están influyendo en la elección de los vuelos?

En ArrowTur, que organiza viajes corporativos desde 1989, vemos empresas que nunca trataron el tema y otras que crearon reglas tan rígidas que nadie logra cumplirlas. El camino más seguro está en el medio: entender cómo funcionan los programas, decidir una regla clara e incluirla en la política de viajes. A continuación, le mostramos cómo hacerlo.

Cómo funcionan las millas en los viajes de trabajo

Los programas de fidelidad de las aerolíneas y de las cadenas hoteleras están vinculados a una persona física. Cuando el colaborador informa su número de socio en la reserva, los puntos van a su cuenta, aunque la empresa haya pagado el viaje. El reglamento de cada programa define quién puede acumular, cómo se pueden usar los puntos y qué transferencias están permitidas.

En la práctica, esto significa que la empresa normalmente no tiene cómo “recuperar” las millas acumuladas por el viajero. Lo que sí puede hacer es definir, en la política de viajes, cómo se trata la acumulación y qué cuidados debe tener el colaborador. También entran en la cuenta otros programas: puntos de cadenas hoteleras, de arrendadoras de autos y de la tarjeta de crédito usada para los gastos.

El riesgo que importa: decisiones guiadas por las millas

El problema rara vez está en las millas en sí, sino en el efecto que pueden tener en las decisiones de compra. Algunos ejemplos comunes:

• elegir siempre la misma aerolínea, incluso cuando otra ofrece un precio menor en el mismo horario;
• preferir una tarifa más cara porque acumula más puntos;
• hacer conexiones innecesarias para sumar más tramos;
• reservar hoteles de una cadena específica fuera de los acuerdos de la empresa.

Cada decisión aislada parece pequeña, pero a lo largo del año pueden pesar en el presupuesto de viajes. Por eso, el foco de la política debe ser garantizar que el criterio de compra sea el de la empresa y no el del programa de fidelidad.

Tres modelos de política para las millas

Las empresas suelen adoptar uno de estos caminos:

• Las millas quedan con el colaborador: es el modelo más común y el más simple de administrar. La acumulación se ve como una compensación por el desgaste del viaje, siempre que se respeten las reglas de compra.
• Las millas quedan con el colaborador, con uso incentivado en viajes de trabajo: la empresa invita al viajero a usar sus puntos en upgrades o en tramos corporativos, de forma voluntaria. Funciona mejor cuando hay un reconocimiento claro a cambio.
• Restricción al registro de programas personales: algunas empresas piden que las reservas no lleven el número de programas personales. Es un modelo más difícil de controlar y suele generar resistencia, por lo que conviene evaluarlo con cuidado antes de adoptarlo.

Antes de decidir, consulte a las áreas legal y de Recursos Humanos de la empresa, sobre todo si la idea es convertir el uso de las millas en una regla obligatoria. También es importante leer el reglamento de los programas, que puede restringir transferencias y el uso por terceros.

Qué incluir en la política de viajes

Sea cual sea el modelo, algunas reglas ayudan a evitar distorsiones:

• Criterio de compra: la opción elegida debe ser la más económica dentro de una ventana de horario razonable, sin importar la aerolínea o el programa de fidelidad.
• Justificación de excepciones: cuando el viajero pida una opción más cara, el motivo debe registrarse y aprobarse.
• Primero los acuerdos de la empresa: las aerolíneas y hoteles con tarifa negociada tienen prioridad, aunque el colaborador prefiera otro programa.
• Uso personal: los canjes y upgrades con millas personales no pueden generar costos extra ni modificar la reserva hecha por la empresa sin aviso.
• Transparencia: la regla debe estar por escrito y comunicarse a todos, para que nadie reciba un trato diferente.

Programas para empresas y otros beneficios

Además de los programas individuales, algunas aerolíneas y cadenas hoteleras tienen programas dirigidos a personas jurídicas, en los que la empresa acumula beneficios propios según su volumen de viajes. Las condiciones varían mucho entre proveedores y cambian con frecuencia, por lo que deben evaluarse caso por caso.

En la tarjeta corporativa, la lógica es parecida: los puntos generados por los gastos pueden pertenecer a la empresa o al titular, según el contrato de la tarjeta. Conviene revisar esa cláusula e incluirla en la política. Para la mayoría de las empresas, sin embargo, la mayor ganancia no está en los puntos, sino en las tarifas negociadas y en las compras bien hechas, que reducen el costo de cada viaje.

Cómo saber si la regla está funcionando

Una política sin seguimiento se queda en un documento. Algunos indicadores ayudan a percibir si las millas están influyendo en las decisiones:

• participación de cada aerolínea en los tramos donde había opciones equivalentes;
• diferencia entre la tarifa emitida y la menor tarifa disponible al momento de la compra;
• cantidad de excepciones justificadas por preferencia personal;
• uso de los hoteles con acuerdo en comparación con otras cadenas.

Estos datos muestran si la regla necesita ajustes o si la acumulación de millas convive bien con el control de costos.

Millas en viajes corporativos con ArrowTur

ArrowTur ayuda a su empresa a definir y aplicar la regla de millas: registramos los programas de fidelidad de los viajeros en las reservas cuando la política lo permite, cotizamos siempre la opción más económica dentro de los criterios de la empresa, mostramos la menor tarifa disponible al momento de la emisión y registramos las excepciones y sus justificaciones. En los informes, la empresa sigue la participación de cada proveedor y el ahorro obtenido con los acuerdos. Nuestro equipo atiende de lunes a viernes, de 7:00 a 19:00 (hora de Brasilia), con guardia de emergencia fuera de ese horario.

Conozca nuestra solución de viajes corporativos o contáctenos. Para hablar con el área comercial, llame al +55 11 5189-4120 o escríbanos por WhatsApp.

Lea también: Política de viajes corporativos: qué incluir y cómo crearla.

Preguntas frecuentes

¿De quién son las millas de un viaje pagado por la empresa?

En los programas individuales, los puntos quedan en la cuenta de la persona registrada, según el reglamento de cada programa. La empresa puede definir reglas de uso en la política de viajes, pero normalmente no puede transferirse esos puntos.

¿La empresa puede prohibir la acumulación de millas?

Puede restringir el registro de programas personales en las reservas, pero es un modelo difícil de controlar. Antes de adoptarlo, consulte a sus áreas legal y de Recursos Humanos.

¿Cómo evitar que las millas influyan en la elección del vuelo?

Defina en la política que la compra sigue la opción más económica dentro de una ventana de horario, exija justificación para las excepciones y revise los informes de compra.