Evento corporativo sostenible: cómo planificarlo en la práctica

Clientes, colaboradores e inversionistas observan cada vez más la forma en que las empresas realizan sus eventos. Miles de vasos desechables, comida que se tira, obsequios que nadie usa y participantes que cruzan el país en vuelos con varias escalas transmiten un mensaje que contradice cualquier discurso de responsabilidad ambiental. Al mismo tiempo, muchas medidas sostenibles también reducen costos.

Planificar un evento corporativo sostenible no exige transformarlo todo de una vez. Exige decisiones conscientes en cada etapa: lugar, transporte, alimentación, materiales y proveedores. En ArrowTur, que organiza eventos y viajes corporativos desde 1989, vemos que los mejores resultados vienen de metas sencillas, definidas desde el inicio y acompañadas hasta la evaluación posterior al evento.

Defina metas desde la planificación

La sostenibilidad que entra solo en la última semana se vuelve adorno. Incluya metas en el brief del evento, junto con el presupuesto y el público. Algunas metas prácticas:

• Eliminar vasos, cubiertos y botellas desechables.
• Reducir el desperdicio de alimentos a partir de la asistencia realmente confirmada.
• Dar prioridad a proveedores locales.
• Disminuir la cantidad de vuelos con escala en la logística de los participantes.
• Reemplazar los materiales impresos por versiones digitales.

Quien quiera ir más allá puede tomar como referencia la norma internacional ISO 20121, que trata de sistemas de gestión para eventos sostenibles. La edición vigente es de 2024, y la primera se publicó en 2012, a tiempo para los Juegos Olímpicos de Londres, según el comité de la ISO responsable de la norma. No es una lista de tareas, sino un método de gestión; para la mayoría de los eventos corporativos, aplicar sus principios ya da buenos resultados.

Elección del destino y del lugar

El lugar define buena parte del impacto del evento. Un destino céntrico respecto al origen de los participantes reduce los traslados largos y las escalas. Para un público concentrado en São Paulo, por ejemplo, un hotel en el interior del estado al que se llegue en autobús contratado puede reemplazar decenas de boletos aéreos.

En la visita técnica o en la conversación con el lugar, pregunte:

• ¿El hotel o centro de eventos separa los residuos y les da un destino adecuado?
• ¿Hay agua filtrada para servir en jarras o dispensadores?
• ¿Las salas tienen luz natural y control de climatización por ambiente?
• ¿Se puede llegar en transporte público o contratado?
• ¿El espacio es accesible para personas con discapacidad?

Transporte de los participantes

El traslado de los participantes suele ser la mayor fuente de emisiones de un evento, sobre todo cuando hay muchos viajes aéreos. Algunas decisiones marcan la diferencia:

• Prefiera vuelos directos siempre que sea posible: los despegues y aterrizajes concentran buena parte del consumo de combustible.
• Para trayectos cortos, evalúe un autobús contratado en lugar del avión.
• Organice traslados colectivos entre el aeropuerto, el hotel y el lugar del evento, en vez de viajes individuales por aplicación.
• Concentre llegadas y salidas en pocos horarios para ocupar mejor los vehículos.
• Ofrezca participación en línea a quienes no necesitan estar presentes.

Si la empresa quiere medir las emisiones, los datos de vuelos y tramos emitidos por la agencia son la base del cálculo. Solicite ese informe desde la contratación.

Alimentación sin desperdicio

El menú es una de las áreas donde más se nota el desperdicio. La primera medida es contar con números confiables: las confirmaciones de asistencia actualizadas permiten pedir la cantidad correcta al servicio de banquetes. Otras prácticas:

• Menú con ingredientes de temporada y de productores de la región.
• Opciones vegetarianas bien preparadas, y no solo como alternativa de último momento.
• Porciones más pequeñas en el coffee break, con reposición según el consumo.
• Vajilla, cubiertos y servilletas de tela en lugar de desechables.
• Acordar con el servicio de banquetes, antes del evento, el destino de los alimentos que sobren en buen estado, de acuerdo con las normas sanitarias.

Materiales, obsequios y comunicación

Gafetes, carpetas, banners y obsequios generan muchos residuos después del evento. Reemplace el material impreso por una aplicación o una página con la agenda, mapas y contactos. Cuando el banner sea necesario, use piezas sin fecha que puedan reutilizarse en otras ediciones. Los gafetes pueden recogerse a la salida para reutilizar los cordones y portagafetes.

En los obsequios, menos es más: un artículo útil, duradero y de producción local se recuerda más que un kit lleno de objetos desechables. Evalúe también ofrecer la opción de no recibir el obsequio.

Proveedores y evaluación posterior

Incluya criterios de sostenibilidad en la cotización con proveedores: destino de los residuos, uso de materiales reutilizables, contratación de mano de obra local. Deje estos puntos por escrito en el contrato, para que no se pierdan en la prisa del montaje.

Después del evento, compare los resultados con las metas: cantidad de residuos, sobras de alimentos, número de vuelos y traslados, participación en línea. Registre lo que funcionó y lo que no. Ese historial facilita la planificación de la próxima edición y da a la empresa datos concretos para comunicar, sin exageraciones.

Evento corporativo sostenible con ArrowTur

ArrowTur ayuda a planificar eventos corporativos con menos impacto y sin perder calidad: elección de destinos y lugares con buena infraestructura, logística aérea con prioridad para vuelos directos, autobuses contratados y traslados colectivos, negociación con hoteles y proveedores, control de inscripciones e informe de los tramos aéreos emitidos para quien desea medir emisiones. Nuestro equipo atiende de lunes a viernes, de 7:00 a 19:00 (hora de Brasilia), con guardia de emergencia fuera de ese horario. Conozca nuestra área de eventos corporativos y solicite una propuesta.

Para hablar con el área comercial, llame al +55 11 5189-4120 o escríbanos por WhatsApp.

Lea también: Viajes corporativos sostenibles: cómo reducir las emisiones.

Preguntas frecuentes

¿Un evento sostenible cuesta más?

No necesariamente. Varias medidas, como menos impresos, menos desperdicio de comida y traslados colectivos, reducen costos. Otras pueden costar un poco más, y el presupuesto debe preverlo.

¿Cuál es la principal fuente de emisiones de un evento corporativo?

En general, el transporte de los participantes, especialmente cuando hay muchos viajes aéreos. Por eso la elección del destino y de los vuelos pesa tanto.

¿Se necesita una certificación para llamar sostenible a un evento?

No. La certificación ISO 20121 es voluntaria. Lo importante es tener metas claras, aplicarlas y comunicar los resultados con transparencia.